שינויים בפרויקט הינם כורח המציאות, ויחד עם זאת, הם מחייבים ניהול קפדני ומתודי, וַלא, הם לבדם עלולים להכריע את גורלו של הפרויקט – ולא לטובה.
שינויים יכולים לנבוע מכמה גורמים מרכזיים:
- דרישות נוספות או שינויי דרישות קיימות, עקב הגדרה חלקית של התכולה בתחילת הפרויקט, כתוצאה מרמת הוודאות הנמוכה המאפיינת את תחילתו הפרויקט או כתוצאה מהגדרת תכולה לקויה עקב הקצאת משאבים לא מספקים לתהליך.
- דרישות נוספות או שינויים בדרישות קיימות, עקב שינוי ביעדים או בתנאים המשפיעים על הפרויקט – מבפנים ומבחוץ.
- דרישות נוספות או שינויים בדרישות קיימות, לאור ממצאי מערכת הבקרה של הפרויקט.
- שינויים במשאבים המוקצים לפרויקט או באילוצים החלים עליו.
בכל מצב בו מתעורר הצורך לביצוע שינוי בפרויקט, יש לפעול לפי השלבים שלהלן:
שינוי שאינו תואם ליעדי הפרויקט צריך להישאר מחוץ לגבולותיו, אלא אם כן מעיד השינוי על יעדים שלא זוהו מוקדם יותר. אז יש לעדכן את יעדי הפרויקט ולאתר דרישות נוספות שלא זוהו מוקדם יותר בתהליך, ולהכלילם בתכולת הפרויקט.
החל בהשפעת השינוי על לו"ז, על משאבים ועל תקציב הפרויקט, עבוֹר בהשפעת השינוי על איכות התוצר המופק, מורכבות הפרויקט והסיכונים הנוספים הקיימים בעקבות השינוי, וכלֵה בהשפעת השינוי על תהליכים ועל מערכות חיצוניות לפרויקט.
ישנם שינויים שלא ניתן לבצע עקב מגבלות תקציב, טכנולוגיה, סביבה או רגולציה, ולכן יש לחפש חלופות לשינוי המבוקש או לדחות אותו – לפחות בנקודת הזמן הנוכחית.
גם כאשר השינוי נמצא בהלימה ליעדי הפרויקט וניתן להוציאו אל הפועל, אין משמעות הדבר שכדאי לעשות כן. שאלת הכדאיות לביצוע השינוי עוסקת בחלופות שניתן להשיג עם אותם המשאבים, הדרושים לביצוע השינוי הנבחן. עקב העובדה שהמשאבים העומדים לרשותנו סופיים ומוגבלים, יתכן כי מוטב להשקיעם במקום אחר, ולא בשינוי המבוקש.
אם כך הדבר, יש לדחות את השינוי – לפחות בנקודת הזמן הנוכחית.
לאחר בחינת היכולת והכדאיות לביצוע השינוי, נדרֶש לאשר אותו במלואו או בחלקו. אישור השינוי ייעשה על-ידי ועדת ההיגוי של הפרויקט או גוף ייעודי שהוסמך לכך. אך כדי לא לשתק את הפרויקט בהליכים בירוקרטיים סבוכים, מוטב לתת למנהל הפרויקט סמכות לאשר שינויים בגבולות מוגדרים היטב, ובהם השפעת השינוי על תקציב הפרויקט, משך הפרויקט והעיתוי בו השינוי עלה על הפרק. שינוי – קטן ככל שיהיה – שצַף ועלה על פני השטח מאוחר במהלך בפרויקט, מחייב אישור של הגוף הניהולי הבכיר שלו, וזאת כדי להבטיח שהשלכותיו ברורות ומאושרות על-ידי הלקוח.
שינוי שאושר לביצוע או שינוי שנדחה יש לפרסם ברבים על מנת להבטיח שהגורמים המעורבים בפרויקט ובעלי העניין בו מבינים את משמעותו ואת ההחלטה שהתקבלה לגביו.
לאחר אישור שינוי בפרויקט, יש לעדכן את כל מסמכי הפרויקט הרלוונטיים, ובהם תוכנית העבודה ותוכנית ניהול הסיכונים, וכן את התוצרים המושפעים מן השינוי שאושר. אם לשינוי שאושר השפעה משמעותית על תכולת הפרויקט ומשאביו, יש לשמור תוכנית בסיס חדשה לפרויקט, כדי שתשמש "מישור ייחוס" מעודכן לבקרה ולמדידה. בכל מקרה, יש לתעד את ההחלטה על השינוי בגיליון ניהול השינויים וביומן הפרויקט.
ניהול תקין של פרויקט מחייב גמישות לשינויים מצד אחד, ושמירה קפדנית על גבולות הפרויקט הנגזרים מיעדיו, מצד שני. היות ששינויים הם מנת חלקו של כל פרויקט – ולו רק מתוקף אי-הוודאות הקיימת בו – יש לפָתֶח תהליך סַדור לניהולם ולהפצתם של שינויים עבור בעלי העניין השונים בפרויקט.
שינויים רבים מהווים מדד לחוסר יציבות של הפרויקט, שככל הנראה נובע מכמה אלמנטים או מחלקם:
הגדרה לקויה של מטרות הפרויקט
חוסר בשלותם של הדרישות או הפתרון
ניהול שאינו ממוקד מטרה ונחוש
לחילופין, שינויים מועטים בפרויקט עשויים להעיד על ניהול תקין של הפרויקט, אך גם על חוסר מעורבות של הלקוח או של הנהלת הארגון (מצד הספק או מצד הלקוח) בפרויקט. במקרה כזה, השקט מצד הלקוח אינו דבר חיובי, והוא לעתים לא פחות מאשר איום על הצלחת הפרויקט.
לפיכך, בתהליך בקרת השינויים, יש לשים לב לסימנים לגבי מידת יציבותו של הפרויקט מכיוון ריבוי השינויים מחד גיסא או מגמה מחשידה של היעדר שינויים, מאידך גיסא. חשוב לפעול באופן יזום ולברר האם הכול מתנהל בהתאם למתוכנן, ולא לטמון את הראש בחול בתחושה שמה שאינו נגלה ישירות מול עינינו, פשוט לא קיים.
