נוסף על מטרות הפרויקט, חשוב לזהות ולהגדיר את הגורמים הקריטיים להצלחתו, אלה שבלעדיהם הצלחת הפרויקט מוטלת בספק. גורמים אלה יהיו בפוקוס הניהולי והמקצועי של הפרויקט כדי להבטיח לא רק עמידה ביעדים שהוגדרו באופן כללי, אלא אף עמידה ביעדים באופן שעולה בקנה אחד עם מה שהוגדר קריטי להצלחתו.
לעיתים, גורמים קריטיים מסוימים עשויים להיות "נקודות פיצוח הפרויקט" הנובעים מהבנת לב לבו של הפרויקט עבור הלקוח, וככאלה, הם דורשים את מלוא תשומת הלב הניהולית.
פעמים רבות מסביר הלקוח שהכל חשוב לו (כל תכולת הפרויקט, מהר, זול וטוב), עם זאת יש לברר מיד בתחילת הדרך מה יותר חשוב לו בכדי להבין היכן לשים דגש והיכן הלקוח יהיה מוכן להתגמש. לשם הדוגמה, אם מועד השלמת הפרויקט הוא החשוב ביותר ללקוח, ניתן להציע את זירוזו על-ידי הקצאת משאבים נוספים. כאשר אחד או יותר מאילוצי הפרויקט חשוב באופן מיוחד ללקוח, יש לזהותו כגורם קריטי להצלחת.
ישנם גורמים קריטיים שכיחים להצלחה של פרויקט ובהם:
- יעדים מוסכמים וברורים
- מחויבות הנהלה לפרויקט
- מעורבות גבוהה של הלקוח בפרויקט
- מנהל פרויקט מנוסה
- צוות פרויקט מנוסה
- נהלי עבודה ברורים
- זמני אספקה מהירים
חשוב להשקיע מחשבה ולערב אנשי מקצוע מדיסציפלינות שונות בכדי לוודא שהגורמים הקריטיים להצלחה של פרויקט זוהו במלואם. פרויקט בו לא יזוהו הגורמים הללו, עשוי להסתיים בזמן, בתקציב ולספק את כל התכולה שהוגדרה ועדיין לפספס נקודה משמעותית אחרת שבגינה הפרויקט – על אף העמידה הטכנית במשולש הזהב, לא ייחשב מוצלח.
לדוגמה, אם נפתח מערכת מצוינת, ונשלים אותה בזמן ובתקציב, אבל מישהו אחר יגנוב לנו את הבכורה וישיק מערכת דומה לפנינו, זה עשוי להעיב על הצלחת הפרויקט שלנו. אם לא נזהה את החשיבות של הראשוניות בשוק כקריטית, נקודה זו לא תקבל את תשומת הלב הדרושה בכדי לקבל החלטות שישפרו את הסיכוי שנהיה ראשונים בשוק.
