מטריצת סמכות ואחריות Roles & Responsibilities (הידועה גם בשם מטריצת RACI) מגדירה את אופן המעורבות ואת האחריות של שחקנים בפרויקט – בביצוע פעילויות בפרויקט.
ה"שחקנים" בפרויקט הם כל הגורמים שיש להם מעורבות כלשהי בפרויקט שאינם בהכרח בצוות הפרויקט.
בעמודה הראשונה במטריצה יופיעו התוצרים ואבני-הדרך ובעמודות הבאות, כל הגורמים שיש לערב להשלמתם. תהליך זיהוי הגורמים המעורבים ואופן המעורבות שלהם מבטיח שלא יישכח גורם משמעותי שמעורבותו חשובה לפרויקט. בתוך המטריצה יוגדר אופן המעורבות של כל גורם בהשלמת כל תוצר מרכזי או אבן-דרך מרכזית בפרויקט.
מטריצת RACI קלאסית מגדירה את המעורבות של השחקנים לפי ארבעה קודים:
- R – Responsible (אחראי)
- A – Accountable (נותן דין וחשבון)
- C – Consulted – (יועץ)
- I – Informed – (מיודע)
הניסיון שלנו מלמד שהבלבול בין ה- Accountable ל- Responsible, וכן הצורך להגדיר סוגי אחריות נוספים, מחייב עדכון של המטריצה ויצירת "גרסה ישראלית" שלה. לפיכך אנחנו מציעים שישה קודים מפורשים כמפורט להלן:
זהו הגורם שאחראי שדברים יקרו בין אם הוא מבצע אותם בפועל או מפעיל גורמים אחרים. הוא הגורם שייתן דין וחשבון לגבי הביצוע והוא יכול להיות אחראי בשני המובנים (Accountable + Responsible). גם במטריצה שלנו יהיה רק גורם אחד כזה. המטריצה – לטעמנו, לא צריכה לשקף את כל המבצעים (המשאבים) בפועל – אלה יכולים להיות רבים ומגוונים ויופיעו בתוכנית העבודה של הפרויקט.
זהו הגורם שאחראי לבקר את הביצוע, צריך להיות לפחות אחד כזה ומוטב שהוא יהיה שונה מזה שאחראי לבצע (עקרון הפרדת הרשויות). לא יעלה על הדעת שתוצר מרכזי בפרויקט אינו מבוקר או שהגורם שאחראי על פיתוח התוצר מבקר את עצמו, טופח לעצמו על השכם וממשיך הלאה.
זהו הגורם שהאחראי לביצוע חייב להיוועץ בו. מובן שההחלטה בסופו של דבר כיצד להתייחס לעצה שקיבל היא של הגורם האחראי לביצוע, אבל חובה עליו לממש את חובת ההיוועצות בצורה מקצועית ועניינית. חובת היוועצות עלולה ליצור צוואר בקבוק בפרויקט ולכן, אם אין הדבר הכרחי, מוטב להשתמש בקוד הבא ולהשאיר לגורם האחראי את המקום לשיקול דעת באשר להיוועצות עצמה.
אלה הם גורמים שכדאי להיוועץ בהם אבל אין הכרח. מוטב לשמור את רשימת היועצים ממוקדת בעניין ומצומצמת, ולהימנע מריבוי דעות מוגזם.
אלה הם גורמים שחובה ליידע אותם. מובן שחובת היידוע אינה נגמרת בשליחת מייל או בפעילות חד-כיוונית אחרת, אלא בהעברת המסר בצורה ברורה ווידוא קליטה והבנה שלו.
זהו הגורם שנותן אישור סופי לביצוע – במידה ונדרש כזה. תוצרים רבים דורשים אישור פורמלי אליהם יש להתייחס באופן ענייני ומקצועי ולא כעונש בירוקרטי שיש לחמוק ממנו. אישורים פורמליים עלולים ליצור עיכובים בפרויקט לפיכך, חשוב לזהות אותם ולקדם את השגתם בצורה פרואקטיבית עוד במהלך פיתוח התוצרים הנדונים (אם ניתן).
לדוגמה:
חשוב לזכור!
האחריות לביצוע אינה מתייחסת בהכרח לגורם העוסק במלאכה בפועל, אלא לגורם הנדרש לתת דין וחשבון בנוגע לתוצר או לאבן-דרך וכי לא על כל דבר אחראי מנהל הפרויקט ישירות, על אף שהוא אחראי על הפרויקט בכללותו. מנהל פרויקט טוב יודע להפעיל את המשאבים העומדים לרשותו ולהאציל סמכויות. תפקידו של הגורם המוגדר כאחראי לביצוע הוא לקדם את השלמת התוצר או אבן-הדרך, להסיר מכשולים העומדים בפני העוסקים במלאכה בפועל ולהתריע אם המשימה אינה מתקדמת בהתאם לתכנון. אחריות לתכולה והבנה שיש אחראי ברור לכל תוצר ואבן-דרך, הינה קריטית להצלחת הפרויקט!
במצב שבו מנהל הפרויקט נתפס כאחראי יחיד לפרויקט, סביר להניח שהפרויקט לא יעמוד ביעדיו. על מנהל הפרויקט להבהיר בצורה ברורה וחד משמעית את החובות ואת הסמכויות של הגורמים המעורבים בו, וכך לכוונם לנשיאה באחריות (Accountability).
נקודות לבקרה במטריצה:
- כל הגורמים המעורבים זוהו ומופיעים במטריצה
- כל התוצרים המרכזיים ואבני הדרך הנחוצות מופיעים במטריצה
- יש רק גורם אחד אחראי לביצוע בכל שורה
- יש לפחות גורם אחד אחראי לבקרה – שאינו הגורם שאחראי לביצוע
- ישנה חובת היוועצות רק כאשר נדרשת כזו
- אין יותר מדי יועצים בכל שורה
- מי שצריך להיות מיודע אכן זוהה ככזה
- יש גורם מאשר סופי כאשר נדרש כזה
- האחריות לביצוע מחולקת בצורה טובה בין הגורמים השונים בפרויקט ואינה מרוכזת אצל גורם אחד מרכזי (אין יותר מדי 'אחריות לביצוע' בעמודה אחת במטריצה)
לסיכום,
את המטריצה יש לפתח עם הגורמים המעורבים כך שכולם יבינו מה מצופה מהם ויהיו מחויבים לאחריות המוטלת עליהם. מיקוד נכון בתוצרים ובאבני הדרך בפרויקט יבטיח שהמטריצה ממצה ותמציתית ובכך, היא תשמש ככלי משמעותי בתהליכי התכנון, הבקרה והתקשורת בפרויקט.
