קביעת מטרות לפרויקט

יחידת מיקרו למידה

בעולם התכנון, שום דבר לא נעשה "כי צריך". פעולות נעשות אך ורק כדי להשיג מטרה או יעד מוגדרים ולייצר ערך.

מטרת הפרויקט היא לספק מענה לצורך כלשהו, אך כדי להפיק תועלת מקסימלית מן המאמץ הפרויקטלי, מוטב שהמענה שיינתן יהיה רחב ככל האפשר, ולא נקודתי. לשם כך יש לנסח את מטרות הפרויקט במבנה היררכי, אשר בו כל מטרה היא צעד למימוש מטרה הנמצאת מעליה. במבנה זה, המטרות ברמה הנמוכה ביותר הן הממוקדות ביותר, ואילו המטרות ברמה הגבוהה ביותר פונות לאוכלוסייה גדולה יותר של בעלי עניין, שעשויה להפיק תועלת או להיות מושפעת בדרך כלשהי מן הפרויקט.

כדי שמטרה תהיה בעלת ערך, עליה להיות מוגדרת בצורה ברורה, בת השגה וניתנת למדידה. כל מטרה שאינה כזו, אינה משרתת הלכה למעשה את הפרויקט. לפיכך, חשוב להגדיר לכל מטרה, מבעוד מועד, מדדים להצלחה, כאלה שלפיהם נוכל בסיומו של הפרויקט לקבוע האם ובאיזו מידה השגנו את המטרות שהוצבו לנו.

ברוב המקרים, הצלחה וכישלון של פרויקט אינם מהווים מדד דיכוטומי של "שחור ולבן". למעט מקרים בהם ישנו אילוץ קשיח כלשהו, שלא ניתן לזוז ממנו ימינה או שמאלה, מוטב להגדיר טווח הצלחה לכל מטרה. חשוב לזכור למען מדידה אובייקטיבית, כי אם חרגנו מטווח ההצלחה אפילו במעט, הרי שקיים כשל באותו מדד.

כאשר מייחסים חשיבות למדידת ההצלחה של פרויקט, לא ניתן למתוח את גבולות ההצלחה לאחר השלמתו, אחרת משול הדבר לקלע היורה חץ מקשת ומסמן את המטרה סביב נקודת הפגיעה כמדד להצלחה.

מ"למה" ל"איך" – ממטרות למימוש.

פרויקט צריך להתחיל מהסיבות שבגינן הוא נחוץ ולא מהפתרון המוצע או מאופן המימוש שלו. יחד עם זאת פרויקט נולד פעמים רבות מצורך או מכאוב ואז עובר ישירות לפתרון המוצע ומשם הדרך קצרה לאופן המימוש וזו שגיאה!

גם כאשר פרויקט מתחיל כך, יש להסתכל כלפי מעלה ולבחון את הנחיצות שלו באופן מפוכח, ולמצוא את הקשר שלו למטרה כלשהי שמספקת תשובה טובה לשאלה "למה?"; למה עלינו לעשות את הפרויקט ומה יקרה אם לא נעשה אותו?

התשובה לשאלה "למה?" מגדירה את המטרות האמיתיות של הפרויקט ומהן נוכל לרדת בבטחה לבחינת הפתרון המוצע ואז לאופן המימוש.