בקרה שערים מבוצעת בסיום שלב מרכזי בפרויקט (Stage). אז מוגדרת אבן-דרך המהווה שער (Gate), להמשך, ועליה מופקד גורם אחראי בכיר בארגון כ"שומר סף" (Gate Keeper), אשר נדרש לאשר את המעבר לשלב הבא.
שומר הסף צריך לבחון את התקדמות הפרויקט ואת מצבו בנקודת הבקרה ביחס ליעדיו ויכולת לעמוד בהם, ולקבל אחת מארבע החלטות:
שומר הסף משמש כנציג הלקוח בפרויקט, וככזה עליו לשמור על האינטרסים שלו לכל אורך הדרך ולערב אותו ככל שנדרש.
מספר אבני-הדרך המהוות שער להמשך תלוי בגודל הפרויקט ובמידת אי-הוודאות שבו, אך מוטב לכלול לפחות שני שערים שכאלה, המאפשרים נקודות יציאה מן הפרויקט ומבטיחים שההחלטה להתקדם בו הינה השקעה נבונה עבור הלקוח. אבני-הדרך המרכזיות זוהו כבר בשלב התכנון הראשוני של הפרויקט, ומתוכן יש להגדיר את השערים לבקרה זו. שערים אלה יכולים להיות קבועים בכל פרויקט דומה בארגון, ובכך ניתן להשיג ערך מוסף של אחידות והתמחות בתהליך אישור שערים בפרויקטים נוספים.
בפרויקטים שבהם מיושמת שיטת השערים קיימת סבירות גבוהה יותר שהחלטה על ביטול הפרויקט במהלכו תתקבל כאשר מוטב לעשות כן, ואילו בפרויקטים שבהם שיטה זו אינה מיושמת, קיימת סבירות גבוהה יותר להגיע לסיום הפרויקט כאשר מוטב היה אילו בוטל קודם לכן.
