בקרת "קח-תן"

משימות או אבני-דרך המסתיימות באחד משני המצבים הללו, יסווגו בהתאם. משימות אלה נקראות "משימות קח-תן", והן מספקות מיקוד הן בבקרה והן בתקשורת בין הגורמים המעורבים בתהליכי המסירה של תוצרי ביניים בפרויקט והאספקה שלהם לחוליה הבאה בשרשרת הפרויקטלית. כך הן מבטיחות התקדמות עקבית במינימום עיכובים, הנובעים מהמתנה לתוצר.

את משימות ה"קח-תן" יש לסמן באופן ברור, ולסכם עם הגורם המוסר או המקבל תאריך יעד למסירה ותאריך יעד לקבלה. תאריכי המסירה והקבלה צריכים להיות מתואמים ומוסכמים עם הגורמים המוסרים והמקבלים, ואז לשמש בסיס למעקב באופן הבא:

כל תוצר בפרויקט אותו יש למסור לגורם אחר בפרויקט או מחוצה לו יתועד ברשימה כתוצר מסוג "קח". תוצר זה ישמש גורם אחר בפרויקט בגיבוש תוצר אחר אשר יתועד באותה שורה, כתוצר מסוג "תן". תאריך הקבלה על-ידי הצוות המקבל משקף את המועד בו צוות זה זקוק לתוצר כדי להתקדם בעבודתו. את תאריך ההתחייבות יש לתעד בתוכנית העבודה בשדה 'תאריך יעד'. כשקיימת התאמה והסכמה בין הגורם המוסר לגורם המקבל, התאריכים יהיו חופפים או ישקפו מסירה מוקדמת מתאריך הקבלה הנחוץ להמשך העבודה.

כשאין תיאום בין הצדדים המעורבים במסירה ובקבלה כלשהי; כאשר ישנה הקדמה בצד המקבל או איחור בצד המוסר, תיווצר בעיה שעלולה לגרור עיכוב בפרויקט, ויש לתת עליה את הדעת באופן מיוחד. כדי להימנע ממצב זה, יש לנהל מעקב ממוקד בנקודות המסירה ההדדיות הללו ולוודא מבעוד מועד, שהגורם המוסר מתקדם ועומד במועד המסירה המתוכנן, ושהגורם המקבל מתקדם אף הוא ועומד במועד הקבלה המתוכנן, כך שהעבודה תתקדם באופן חלק.     

בכל מצב שבו תאריך הקבלה המתוכנן מוקדם מתאריך המסירה המתוכנן, משימת ה"קח-תן" נמצאת באיחור, מכיוון שהגורם המקבל מצפה לקבל את התוצר הנחוץ לו לפני המועד בו הוא מקבלו בפועל, וההיפך, בכל מצב שבו תאריך הקבלה המתוכנן מאוחר מתאריך המסירה המתוכנן, משימת ה"קח-תן" מקדימה את זמנה.

להלן דוגמה לדוח "קח-תן":