כדי להבטיח את העמידה ביעדי הערך המצופה להשגה במסגרת הפרויקט, נדרשת מעורבות גבוהה של הלקוח בפרויקט, וכן של בעלי עניין נוספים העשויים להשפיע או להיות מושפעים ממנו ומתוצאותיו.
לשם כך יש לזהות את כלל הגורמים המעורבים בפרויקט מחד גיסא, ואת מידת ההשפעה שלהם על הפרויקט מאידך גיסא. גורמים להם מידת השפעה גבוהה על מהלך הפרויקט ועל תוצאותיו, צריכים להיות מעורבים יותר בפרויקט כדי להבטיח שהחלטות שיתקבלו לגביו יהיו החלטות טובות לפרויקט. גורם שאינו מעורב דיו בפרויקט, אולם יש לו השפעה עליו, עשוי לקבל החלטות גרועות שיובילו לכישלון הפרויקט.
ההחלטה הגרועה הראשונה שלקוח עלול לקבל היא לדחוק בנו להבטיח את המשולש הידוע לשמצה – "הרבה-מהר-זול-טוב" והוא כאמור אינו בר ביצוע.
מטריצת "מעורבות-השפעה" משרטטת את מפת בעלי העניין בפרויקט ואת האופן שבו יש לנהל אותם.
ככלל, כל בעלי העניין בפרויקט צריכים להיות ממוקמים בטווח שבו יש התאמה הגיונית בין מידת ההשפעה שיש להם על הפרויקט, למידת המעורבות שלהם בפרויקט.
בכל מצב שבו בעל עניין כלשהו סוטה מטווח זה, יש לפעול להחזירו לשם, בהתאם לעוצמת המעורבות האופטימלית עבור הפרויקט.
בהימצא גורמים המשפיעים על הפרויקט, אך לא מעורבים בו דיים, יש לפעול ולהעלות את מידת מעורבותם על-מנת שהשפעתם תהיה בהלימה למידת מעורבותם. במידה שלא ניתן לעשות כן, יש לברר האם קיימת סיבה עניינית בגינה גורמים אלה מפריעים לפרויקט. לעתים מדובר במקרה פשוט של סתירה ביעדים שהוגדרו להם, ואז יש לפעול ו"לעשות סדר" בסדרי העדיפויות של היעדים השונים. במצב שבו לא ניתן לפתור את הבעיה הנובעת מהשפעתם (השלילית) על הפרויקט, יש לבצע הסלמה מול בעלי העניין המתאימים כדי שאלו יפעלו להורדת מידת השפעתם על הפרויקט.
תרחיש שכיח בסביבה מטריציונית – כאשר המנהל הישיר של חבר צוות בפרויקט – שאינו מעורב בפרויקט – מושך את העובד שלו למשימות שוטפות בתדירות גבוהה, וללא התראה מוקדמת. במצב כזה, העבודה על הפרויקט נפגעת. כדי לפתור בעיה זו, יש לפעול ולהעלות את מידת המעורבות של אותו מנהל, במינימום הפרעה לעבודה השוטפת שלו. אם לא צלח הדבר, יש להתריע על המצב בפני הנהלת הפרויקט אשר תפנה למנהל בכיר יותר כדי להוריד את מידת ההשפעה (השלילית) של אותו מנהל על הפרויקט. זהו כמובן צעד אחרון בו יש לנקוט, רק כאשר כל הצעדים האחרים נכשלו.
פעמים רבות הלקוח אינו מעורב דיו בפרויקט, מצב היוצר פער ביחס למידת ההשפעה שיש לו על הפרויקט. במצב כזה יש לפעול באמצעות תקשורת פורמלית ובלתי-פורמלית להעלאת רמת המעורבות שלו בפרויקט. מעורבות גבוהה של הלקוח בפרויקט ומחויבות שלו כלפיו הם שניים מן הגורמים הקריטיים השכיחים ביותר בכל פרויקט.
ניתן להעריך את מידת המעורבות בפרויקט ומידת ההשפעה עליו באופן מספרי מ-1 (נמוך) עד 5 (גבוה), ולמדוד את הפער המספרי ביניהם. פער גדול או שווה ל-3 מהווה בעיה הדורשת התמודדות. לדוגמה:
| בעל עניין | מעורבות | השפעה | פער |
|---|---|---|---|
| הלקוח | 2 | 5 | 3 |
| וועד עובדים | 1 | 5 | 4 |
נקודה מעניינת –
עמידה ביעדי הפרויקט היא, בין השאר, פונקציה של מידת רגישות בעלי העניין בפרויקט לסטיות מאותם יעדים.
במילים אחרות, כאשר ישנה מחויבות של ממש לפרויקט, ניכרת עמידה גבוהה יותר ביעדיו, בעוד שבהיעדר מחויבות כזו, יעדי הפרויקט אינם מושגים באותה מידה.
