תכנון הפרויקט עוסק בהתוויית הדרך ליעד, ואילו הבקרה עוסקת בהבטחה שהתקדמות הפרויקט מתבצעת בדרך שתוכננה לעבר היעד. תכנון הפרויקט לבדו, אין בו כדי להבטיח את השגת יעדיו. מערכת הבקרה של הפרויקט היא למעשה זו שאחראית על כך, על-ידי ביצוע בדיקות שוטפות ותקופתיות, שמטרתן זיהוי פערים בין התכנון (הרצוי) לביצוע בפועל (המצוי), ופיתוח תגובות לצמצום פערים לא רצויים שהתגלו.
לשם כך, נדרשת הקמה של מערכת בקרה סדורה כחלק בלתי נפרד מהפרויקט, העוסקת במדידת ביצועים של היבטי הפרויקט השונים ובהם: תכולה, עבודה, עמידה בלוחות הזמנים אליהם התחייבנו מול הלקוח, תזמון המשימות, עלות, איכות, בטיחות, שינויים וסיכונים.
מערכת הבקרה הפרויקטלית צריכה להתאים לאופי המשימות בפרויקט ולמשאבים המוקצים לביצוען, וכן למידת רגישות בעלי העניין בפרויקט לסטיות מיעדיו. לשם כך, יש להגדיר את מנגנוני הבקרה הדרושים, ועבור כל אחד מהם – להגדיר את "עוצמת" הבקרה (היקף ועומק הבקרה) ואת השכיחות לביצועה, בהתאם למאפייני הנושא המבוקר. לדוגמה, ניתן לקבוע למשימה כלשהי בקרה מסוג מסוים ובתדירות מסוימת, בהתאם לניסיון הגורם המבצע אותה. ככל שלגורם מבצע הבקרה יש ניסיון רב יותר בביצועה, כך תפחת "עוצמת" הבקרה ושכיחותה באופן טבעי, ולהיפך, ככל שרמת הניסיון בביצוע משימה כלשהי נמוכה יותר, ומידת אי-הוודאות גבוהה יותר, כך עומק הבקרה ושכיחותה יגדלו.
חשוב שלא להגדיר בקרות מוגזמות, מכיוון שהן עשויות להכביד על התנהלות הפרויקט ולפגוע במוטיבציה של הצוות.
מערכת הבקרה צריכה להבטיח מדידות בתדירות מתאימה, כך שלא יחלוף זמן רב מדי מנקודת מדידה אחת לאחרת, וסטייה מן התכנון תהפוך לפער גדול המהווה בעיה של ממש. לעיתוי זיהוין של סטיות מן התכנון משקל רב בהשפעה על הפרויקט – ככל שנזהה שגיאה מאוחר יותר כך לתקן אותה יהיה יותר יקר ואיכות התיקון תהיה נמוכה יותר, ולכן יש ליצור מנגנונים הדרושים לזיהוין מוקדם ככל האפשר.
מומלץ לתכנן את הבקרות בפרויקט בשלושה מעגלי שכיחות:
- בקרות שוטפות – הבקרות הבסיסיות ביותר שיש לבצע לאורך הפרויקט כולו – באופן רציף, בכל הזדמנות פורמלית ובלתי-פורמלית שיש.
- בקרות תקופתיות – בקרות שיש לבצען מעת לעת, בתדירות משתנה המתאימה לסוג הבקרה בכל פרויקט ופרויקט.
- בקרות מיוחדות – לפי עניין וצורך או בחלוף תקופה ארוכה מהפעם האחרונה בה בוצעה בקרה מסוג זה.
מוטב ליצור מנגנוני בקרה במבנה אחיד בפרויקט נתון או בכמה פרויקטים דומים, ולנהלם בשקיפות מלאה, כדי לשפר את הטמעתם בפרויקט, וכן כדי ללמוד ולהסיק מממצאי הבקרות השונות, מסקנות רוחביות וארוכות טווח.
