אם נמשיך לעשות את מה שתמיד עשינו, נגיע תמיד רק לאן שתמיד הגענו; ננציח את טעויות העבר ולעולם לא נפרוץ את גבולות ההרגלים שמגבילים אותנו. בחיים בכלל, ובפרויקטים המנוהלים תחת אילוצים בפרט, קיימת חשיבות גבוהה להימנעות מטעויות עבר ולשכפול הצלחות, ולשם כך יש ליישם תהליך מתודי של למידה מן העבר, הפקת לקחים ויישומם.
תחקיר והפקת לקחים הינם תהליכי למידה המבוססים על שחזור שיטתי של עובדות הנוגעות להתרחשות אירוע או פעולה, ניתוח נסיבות התרחשותם והסיבות לתוצאותיהם, לשם מיצוי הממצאים, המסקנות והלקחים שניתן להטמיע וללמוד מהם לפעם הבאה. תהליך זה מהווה מנוף יעיל ביותר לשיפור מתמיד, ביחס להשקעה בו, אך כדֶי ליהנות מפירותיו, יש לאמץ גישה של פתיחות ונכונות לשינוי ולהבטיח סביבה ידידותית, אשר מזמינה ביקורת ורואה בה כלי לשיפור, ולא כלי לענישה ול"סגירת חשבונות".
חשוב לזכור שהבנת העבר חיונית להתכָּוְונֵנוּת לעתיד, וכי יש לבחון לא רק כישלונות, אלא גם הצלחות.
תחקיר צריך להתבצע בסיום פרויקט או בסופה של אבן-דרך משמעותית בו. הוא נקרא גם "פּוֹסְט-מוֹרְטֶם" (Post Mortem), ולו שלוש מטרות מרכזיות:
בחינה
בחינת העובדות וניסוח ממצאים
ניתוח
ניתוח ממצאים והסקת מסקנות
הפקת לקחים
הבנת המסקנות והפקת לקחים אופרטיביים לגבי פעולות שיש להימנע מהן או כאלה שיש לחזור עליהן בעתיד
תהליך ביצוע התחקיר דורש היערכות מקדימה, בה יש לנסח את שאלות התחקיר, לגבש צוות שישתתף בו ולאסוף נתונים לביצועו. לשם כך, יש לבקש מכל משתתף בתחקיר לתעד את תובנותיו לגבי אירועים בפרויקט:
- שתוצאתם היתה שלילית
- שתוצאתם היתה "כמעט שלילית"
- תוצאתם היתה חיובית
חשוב לערב בתחקיר בעלי עניין שונים בפרויקט וגורמים מעורבים שונים, ואף גורמים מקצועיים וניהוליים חיצוניים אשר יכולים לתרום לתהליך מניסיונם ומנקודת מבטם החיצונית לפרויקט.
איסוף הנתונים וניתוחם לכדי ממצאים ייעשה על בסיס מסמכי הפרויקט השונים, ובהם תוכנית העבודה, תוכנית ניהול הסיכונים, סיכומי דיון, דוחות, וכן יומן הפרויקט – בו מתועדים כל האירועים שאירעו במהלכו.
חשוב לאפשר לכל משתתף בתחקיר מספיק זמן בכדי לארגן את רשימותיו ומחשבותיו לכדי תובנות ענייניות ובעלות משמעות. ניסיון לעשות תחקיר ללא הקצאת משאבים נאותים לביצועו, לא יניב פירות כלל.
על-מנת שתהליך איסוף הנתונים יהיה ענייני ותמציתי, מוטב להגביל את מספר התובנות שכל משתתף נדרש לנסח, ובכך להבטיח התמקדות בעיקר, לצד כיסוי נרחב המתקבל מהשתתפותם של גורמים מגוונים, המגיעים מדיסציפלינות שונות.
תיעוד הממצאים והתובנות צריך להתייחס לעובדות ולהיות אובייקטיבי עד כמה שניתן, ויש לבצעו בסמוך למועד סיום הפרויקט או להשלמת אבן-דרך מרכזית בו.
מוטב להפיץ למשתתפי התחקיר טופס מובנה למילוי במבנה הבא:
- העובדות (מה קרה?)
- התכנון (מה ציפינו שיקרה?)
- הפער (מדוע קיימים פערים בין השניים?)
- העתיד (מהן ההמלצות לעתיד?)
התחקיר עצמו ייעשה במסגרת דיון פתוח, אך מנוהל היטב.
בסיום הדיון יש לגבש מסמך מסקנות והמלצות מסכם ולהפיצו בארגון, וכמו וכן, להתחיל ביישום הלקחים שהופקו מן התהליך.
מסמך המסקנות וההמלצות יחולק לנושאים ויתמקד בשני היבטים:
פעולות לשיפור
כל מה שהתברר כלקוי ופוגע בפרויקט במסגרת התחקיר ויש לפעול לשיפורו.
פעולות לשימור
כל מה שהתברר כתקין ומסייע לפרויקט במסגרת התחקיר ויש לפעול לשימורו.
אימוץ הגישה ויישומה בהצלחה יניבו תוצאות רחבות הרבה יותר משיפור מקומי בפרויקט נתון ויהיו חלק בלתי נפרד מתרבות ארגונית של צמיחה ולמידה מתמדת. יתרה מכך, תרבות של שיח חופשי טומנת בחובה ערכים משמעותיים נוספים, ובהם יושרה ותחושה שהפרט הוא בר השפעה.
