שלב תכנון הפרויקט מחולק בדרך-כלל לשלב של תכנון ראשוני – בו מתכננים את הפרויקט ברזולוציית מאקרו, ולשלב תכנון מפורט – בו מעמיקים ומדייקים את התכנון ככל שנדרש.
בשלב התכנון הראשוני – על אף שרמת הוודאות לגבי הפרויקט בנקודה זו היא הנמוכה ביותר, יש לתכנן את תכולת הפרויקט במידה כזו שתבטיח שההחלטה לבצע אותו תהיה החלטה נכונה. לשם כך, מוטב לתאר את הפרויקט – החל ממטרותיו, דרך האילוצים החלים עליו ועד למחזור חייו ותוצריו.
לכל פרויקט מוגדר מחזור חיים המתאר את שלביו, משימותיו ותוצריו באופן כללי, ומוטב להתאימו לכל פרויקט באופן ייעודי. מחזור חיים גנרי טיפוסי מורכב מחמישה שלבים מרכזיים: החל ביזום הפרויקט, עבור בתכנון, ביצוע ובקרת הפרויקט, וכלה בסגירתו.
התאמה או הגדרה של מחזור חיים ייעודי לפרויקט תיעשה על-ידי יצירת טבלת מחזור חיים אשר תספר את סיפור הפרויקט ותציג תמונה כוללת שלו מנקודת מבט תהליכית. מחזור החיים יכלול את סדר השלבים הכרונולוגי של הפרויקט, את המשימות המרכזיות המבוצעות בו בכל שלב ושלב ,את התוצרים המרכזיים שמפותחים בו, את אבני-הדרך המרכזיות המושגות בו, ואת הבקרות המרכזיות אותן יש לבצע על התוצרים ועל אבני-הדרך שהוגדרו.
טבלה זו מהווה נקודת תכנון ראשונית של הפרויקט, שעל בסיסה תפותח בהמשך תוכנית העבודה הכללית שלו.
לטבלה זו שני יתרונות מובהקים:
- המבנה הפשוט למילוי – עובדה המבטיחה כי ההיבטים החשובים ביותר של הפרויקט יילקחו בחשבון כבר בשלבים הראשונים שלו.
- השפה העממית בה מוצג הפרויקט – עובדה המאפשרת תקשורת ברורה עם בעלי העניין, ללא צורך להיכנס למורכבות של תרשימי תהליך או תוכניות עבודה.
טבלת השלבים והתוצרים מתארת את הפרויקט במבט-על, ללא כניסה לפרטים קטנים, והיא שמה דגש על תוצרי הפרויקט ועל אבני הדרך המרכזיות בו – שני היבטים מרכזיים שצריכים להיות בפוקוס הניהולי של מנהל הפרויקט.
הטבלה בנויה מהעמודות הבאות:
שלב בפרויקט
פעילויות מרכזיות בשלב
תוצרים מרכזיים בשלב
אבני-דרך מרכזיות בשלב
בקרות מרכזיות בשלב
לדוגמה, טבלת שלבים ותוצרים של פרויקט כתיבת ספר מקצועי עשויה להיראות כך:
חשוב לזכור!
- הטבלה אמנם מציגה את הפרויקט באופן כרונולוגי אבל אינה עוסקת בתזמון. אין מניעה שפעילויות מרכזיות משלב מתקדם בפרויקט יתוזמנו (בתוכנית העבודה של הפרויקט) במקביל או לפני פעילות מרכזית משלב קודם בפרויקט.
- הטבלה אינה עוסקת במשאבים ואינה יורדת לפרטים. היא למעשה "משטחת" את הפרויקט ומביטה בו ממעוף הציפור. הפרטים יגיעו בהמשך.
- תכנון נכון מחייב כיסוי מיטבי של תכולת הפרויקט ולא ניתן להשיג כיסוי כאמור כאשר רצים לפרטים הקטנים שלו. תהליך תכנון נכון מחייב איפוק ומשמעת בכדי להימנע מריצה לפעילויות הקטנות ולביצוע. ריצה כזו תיצור בהכרח ניהול פרויקט בזיג-זג בכל פעם שניזכר או ניתקל בתכולה כלשהי שלא זיהינו מוקדם יותר – כשהיינו צריכים.
מלכודות במילוי הטבלה:
לסיכום,
טבלת השלבים והתוצרים של פרויקט היא למעשה WBS כרונולוגי עממי, ששם דגש על תוצרים ועל אבני-דרך בפרויקט. טבלה איכותית כאמור לעיל תבטיח לא רק שכל ההיבטים החשובים בפרויקט נלקחים בחשבון עוד בתחילתו, אלא גם שכולם – ובראשם הלקוח, מבינים את הפרויקט. זהו הבסיס לקבלת החלטות טובות בפרויקט.
