לאחר זיהוי המשאבים הגנריים הדרושים לפרויקט, יש להקצות את המשאבים הספציפיים הנדרשים לו ולבדוק את זמינותם, וכן להעריך את היקף העבודה הדרוש לביצוע כל משימה ואת משכה.
יש להקדיש מחשבה מעמיקה בנוגע להחלטה לגבי המשאבים הדרושים לביצוע כל משימה. ישנם שיקולים רבים שיש לקחת בחשבון בעת הקצאת משאבים בפרויקט, בהם זמינות המשאב, עלותו ואופי העבודה שיש לבצע.
שאלות לדוגמה שיש לשאול בעת הקצאת משאבים למשימה:
- למי מאנשי הארגון (או מחוצה לו) הידע המתאים לביצוע המשימה?
- מי פנוי בזמן שהמשימה צריכה להתבצע?
- מה עלות המשאבים השונים היכולים לבצע את המשימות?
- מהי מידת הרגישות של המשימה?
- האם כדאי להקצות את המשאב המנוסה ביותר למשימה או ששמא ניתן להשתמש במשאב אחר, מנוסה פחות, אך זמין יותר וזול יותר או אולי במשאב חיצוני?
לא תמיד יש בידי מנהל הפרויקט אפשרות לבחור, אך בפירוש יש לזהות את אותן משימות בהן חשוב שלא להתפשר בעת הקצאת משאבים לביצוען. משאב נדרש שאינו זמין יוחלף במשאב אחר או שהמשימה תידחה למועד בו הוא פנוי.
