תהליך זיהוי סיכונים עוסק בחיזוי של אירועים עתידיים שלהם הסתברות כלשהי להתממשות, שאינה 100%.
איש מאיתנו אינו נביא ולכן התהליך כולו נשען על הערכות – יותר או פחות מדויקות.
מרכיב משמעותי בתהליך זיהוי הסיכונים הינו רמת אי-הוודאות המשפיעה על היכולת לזהות או להעריך אותם. ישנם אירועים מוכרים שניתן הן לחזות שיתרחשו, והן להעריך את עוצמת השפעתם, משום שהתרחשו כבר בעבר. אלה הם הסיכונים הידועים (known-knowns). ישנם אירועים מוכרים, שלא ניתן להעריך את עוצמת השפעתם על הפרויקט. אלה הם הסיכונים הידועים למחצה (known-unknowns). וישנם אירועים שלא ניתן לחזות כלל, אם כי אין משמעות הדבר שהם לא אורבים מתחת לפני השטח ועלולים לצוץ. אלה הם הסיכונים הלא ידועים (unknown-unknowns), והם האיום הגדול ביותר על הפרויקט.
תהליך זיהוי הסיכונים צריך להיות יסודי ומקיף, ויש לשתף בו בעלי ידע מדיסציפלינות שונות כדי להבטיח כיסוי מיטבי של אותם אירועים המסכנים את הפרויקט. זיהוי הסיכונים ייעשה על בסיס נתוני הפרויקט עצמו, הכוללים את החוזים וההסכמים החלים עליו, מסמכי תכנון הפרויקט – ובהם תוכניות העבודה שלו – הגדרת התכולה, תוכניות איכות ובדיקות, וכל מסמך אחר שכבר קיים בפרויקט. מומלץ להסתייע ברשימות סיכונים מפרויקטים אחרים הדומים לפרויקט הנתון.
בכדי להבטיח שמקסימום סיכונים יזוהו – בוודאי כאלה שמאיימים על היעדים שלנו, חשוב לקיים שגרת זיהוי ועדכון סיכונים בניהול הפרויקטים שבאחריותנו. חשוב לא פחות לערב גורמים רלוונטיים – מדיסציפלינות שונות בתהליך, בשביל להבטיח "כיסוי מיטבי" של אזורי הידיעה והחיזוי שלנו.
בין השיטות השכיחות לזיהוי סיכונים ניתן למצוא:
- ניתוח תרחישים מהעבר וזיהוי סממנים שעשויים להיות תקפים בהווה
- למידה מאחרים בתוך ומחוץ לארגון
- ניתוח רגישות לקוחות והבנת הערך ללקוח
- סריקה פעילה/פרואקטיבית של הסביבה הארגונית/עסקית
- דיון קבוצתי לניתוח תרחישים
ושיטה מעניינת נוספת: "פְּרֶה-מוֹרְטֶם" (Pre-Mortem) (ניתוח לפני המוות)…
מגבשים קבוצת מומחים מדיסציפלינות שונות ומבקשים מהם לדמיין שהפרויקט הסתיים ונכשל, והם כעת מבצעים לגביו תחקיר "Post-Mortem" (ניתוח שלאחר המוות), לצורך בדיקת הסיבות לכישלונו. בתהליך זה, נדרשים משתתפי התהליך לדמיין "מה יהיה אם" יתרחשו אסונות פרויקטליים וכישלונות גדולים, ואז לחשוב כיצד ניתן היה להימנע מהם.
תהליך החשיבה לפנים ומשם חזרה לאחור, מייצר שינוי מחשבתי באמצעות "מסע בזמן" ותורם רבות לזיהוי סיכונים אמיתיים בפרויקט.
את הסיכונים שזוהו יש לסווג לקטגוריות לצורכי דיווח ומעקב. מוטב שרשימת הקטגוריות תהיה תמציתית, ואף משותפת לפרויקטים רבים, דבר שיאפשר השוואה ולימוד מהם גם באופן רוחבי. לכל קטגוריה של סיכון בפרויקט יש להקצות גורם אחראי למעקב, כך שרשימת הסיכונים המלאה תמיד תהיה במוקד תשומת הלב של גורם מקצועי או ניהולי מתאים. בדרך זו ניתן להבטיח זיהוי מוקדם הן של סיכונים חדשים, והן של שינוי בסיכונים קיימים.