פרויקט מורכב ממשימות רבות, חלקן נגזרות מתכנון התכולה, והן כלולות בתוכנית העבודה של הפרויקט, וחלקן משימות שוטפות, קצרות בדרך-כלל, הדרושות לביצוע העבודה ההיקפית בו.
גם משימות אלה דורשות ניהול ובקרה ויכולות לספק מידע משמעותי למערכות הבקרה השונות של הפרויקט. דוגמה למשימה שוטפת: משימה עליה הוחלט בישיבת צוות פרויקטלית שבועית, ובה הוטל על ראש צוות ליצור קשר עם ספק ולברר עמו נתון טכני מסוים. משימה כזו לא תתווסף לתוכנית העבודה, אך יש צורך במעקב אחריה.
ניהול המשימות השוטפות דורש בעיקר ארגון, ואינו מחייב שימוש בכלים מיוחדים לנושא. טבלה פשוטה המאורגנת נכון עשויה להיות הפתרון לכך, ובלבד שיישמרו עקרונות הניהול הכלליים, בהם:
- הגדרה ברורה של המשימה.
- זיהוי תאריך יצירת המשימה.
- קביעת סדר עדיפויות להשלמת המשימה.
- קביעת תאריך יעד להשלמת המשימה.
- מינוי גורם אחראי לביצוע המשימה.
- תיעוד תאריך השלמת המשימה בפועל.
- תיעוד סטטוס המשימה.
רשימת המשימות השוטפות בפרויקט צריכה להתנהל באופן מרוכז בפרויקט, ולהתעדכן על בסיס יומי ולשמש כמצע לדיון במסגרת ישיבות הצוות השוטפות, לצד המשימות הרלוונטיות בתוכנית העבודה.
חשוב לתעד את מועד ההשלמה של המשימות השוטפות כפי שהוא בפועל ולעקוב אחר חריגות מגמתיות בהשלמה של משימות בפרויקט. נתון זה עשוי להוות אינדיקטור נוסף לבעיה. לדוגמה, ריבוי משימות שקיימת בהן חריגה מתאריך היעד שנקבע להשלמתן, עשוי לחשוף סיבה עמוקה יותר אשר משפיעה על היכולת להשלימן בזמן. מניתוח קבוצה של משימות ניתן, פעמים רבות, להבחין במגמה הנובעת מסיבות שורשיות אותן יש לפתור, שאם לא כן, הבעיות ימשיכו לצוץ שוב ושוב.
חשוב לזהות אינדיקאטורים מוקדמים לבעיות בפרויקט ולכן יש לזהות ולעקוב אחר:
- משימות שהיו אמורות להסתיים אך לא הסתיימו
- משימות שהסתיימו באיחור
- משימות באיחור לפי גורם מבצע
- משימות באיחור לפי קטגוריה