בקרת לו"ז עוסקת בבקרה על התקדמות המשימות בפרויקט, לפי תאריכי ההתחלה והסיום המתוכננים שנקבעו להן, במטרה לזהות – מוקדם ככל שניתן – סטייה מן התכנון. סטייה כזו עשויה לנבוע מאיחור בהתחלת העבודה על המשימה או באיחור בהשלמתה. תיתכן גם סטייה חיובית הנובעת מהקדמה בהתחלת העבודה על המשימה או בהשלמתה. גם במצב של סטייה חיובית, יש להבין את הסיבה לכך ולהגיב בהקדמה של המשימות העוקבות בפרויקט, ככל שניתן.
חריגה בלו"ז עשויה לנבוע משינויים בפרויקט – אשר יעברו דרך בקרת השינויים – מבעיה בתכנון או מבעיה בביצוע. זיהוי החריגה מחייב תיעוד של תאריכי ההתחלה והסיום המתוכננים לכל משימה, בתוכנית העבודה, וכן תיעוד ושמירה של אותם תאריכים בנקודות מרכזיות בפרויקט, לצורך השוואה בין המצב הנוכחי לבין אותן נקודות ציון בו. נקודת ציון מרכזית ראשונה בכל פרויקט הינה מועד אישור הפרויקט. אז יוצרים את "מישור הייחוס" לבקרה ולמדידה.
כאשר נמצאה חריגה בין תכנון לביצוע, שלא אושרה בתהליך ניהול השינויים בפרויקט, יש לנתח את הסיבות לחריגה ולהגיב:
א. בצמצום הפער, אם מדובר בפער שלילי.
ב. בשחזור הפער ובהקדמת יתרת העבודה, אם מדובר בפער חיובי.
במידה שהסיבה לפער טמונה בשגיאה בתכנון, יש לעדכן את התכנון מנקודה זו ואילך, גם עבור משימות אחרות שיתכן כי תוכננו באותו אופן, על-סמך אותן הנחות עבודה.
במידה שהסיבה לפער טמונה בבעיה בביצוע, יש לנתח את הבעיה ולתת לה מענה ואף ללמוד כיצד להימנע ממנה להבא, כך שניתן יהיה להשלים משימות אלה בהתאם לתכנון.
הסיבות לפערים ביחס לתכנון שונות ומגוונות: החל מבעיה בזמינות המשאבים הדרושים לביצוע המשימה, עבוֹר במשימות דחופות אחרות המסיטות את העבודה מהתכנון, וכלה בהתממשות סיכונים המחייבת תגובה. הבנה של הגורמים לפער מוקדם ככל שניתן, תסייע בשיפור הערכות לוחות הזמנים בהמשך ובטיפול בקשיים המתעוררים לפני שהם מתפתחים לכדי בעיה חמורה. לדוגמה, זיהוי מוקדם של בעיה בזמינות של משאב הדרוש לביצוע משימה, יאפשר להחליפו, לתגברו או לעדכן את משך המשימה בהתאם לזמינות שלו, לפני שתתפתח חריגה בפועל.
על איסוף נתוני הבקרה הדרושים למעקב אחר התקדמות העבודה להתמקד יותר במועד הדרוש להשלמת העבודה, ופחות בכמות העבודה שכבר בוצעה. במהלך ביצוע משימה כלשהי, ניתן לשפר את ההָעַרַכוֹת שניתנו לה לפני תחילתה. לפיכך, חשוב לעדכן – במהלך התקדמות העבודה על כל משימה – את המועד המתוכנן לסיומה, על-ידי עדכון המֶשֶך הנותר להשלמתה, וכך לזהות בהקדם פערים ביחס לתכנון. אסור להניח שמשימה – ש- 80% ממנה הושלם, ורק 60% מהזמן שהוקצה לה חלף – אכן תסתיים במועד. הבקרה החשובה יותר עוסקת בהערכה של 20% מן העבודה שנותרה להשלמה, והאם ניתן להשלימה בזמן שנותר.
לביצוע הבקרה, יש לנתח את השינויים בתוכנית העבודה על בסיס שוטף, ולפחות בכל פעם אחרי עדכון תוכנית העבודה. אחת לתקופה, יש לנתח את השינויים בין תוכנית העבודה המעודכנת, לזו שנשמרה כ"מישור הייחוס" האחרון של הפרויקט. פערים משמעותיים בין התכנון לבין הביצוע בפועל, ומגמות עקביות לפערים, יש להציג לבעלי העניין המרכזיים בפרויקט ולהנהלה הבכירה המעורבת בו, במסגרת ועדת ההיגוי התקופתית.
