בקרת משימות מתוכנית העבודה

יחידת מיקרו למידה

תוכנית העבודה של הפרויקט צריכה לשקף את התקדמותו ואת השינויים שחלים בו כל העת, כדי לספק כלי יעיל למנהל הפרויקט עבור קבלת החלטות במהלכו. הבקרה על הפרויקט ראשיתה במשימות ובאבני-הדרך שהותוו זה מכבר, ועל אנשי הבקרה לאסוף כל העת נתונים הנוגעים להתקדמות החלה בהן על מנת לקבל תמונה מדויקת על התקדמות הפרויקט בפועל.

הבקרה על המשימות ועל אבני הדרך צריכה להתכָּוְונֵן למצבים הבאים:

  1. משימות שהיו אמורות להתחיל, אך לא החלו, ומועד התחלה חדש טרם נקבע להן.
  2. משימות שהיו אמורות להסתיים, אך לא הסתיימו, ומועד סיום חדש טרם נקבע להן.
  3. משימות במהלך עבודה, ועדכון הערכת זמנים ומשאבים להשלמתן.
  4. משימות המקדימות את מועד השלמתן.

משימה המתקדמת בהתאם לתכנון, שהתחזית להשלמתה גם היא תואמת לתכנון או לחילופין, משימה המקדימה את זמנה, יש לעדכן את נתוני הביצוע שלה בתוכנית העבודה כפי שהם בפועל. בכל מצב שבו מקדים סיום משימה את התכנון, יש להתריע על כך מבעוד מועד, לעדכן את האחראים על המשימות הבאות ולשאוף לכך שמועד תחילתן יוקדם, ובכך להגדיל את הבאפר הפרויקטלי.

בכל מצב של פער שלילי ביחס לתכנון, צריך: 

לרדת לשורש הפער בין מה שתוכנן, לבין מה שהושג עד לנקודת הבקרה, ולהבין את הסיבה לפער שנוצר. הפער יכול לנבוע מבעיה בביצוע העבודה, אותה יש לפתור כדי להשלים את המשימה; מהעברת משאבים למשימות אחרות או משגיאה בתכנון המשימה. אז יש לעדכן את התכנון של אותה משימה ומשימות דומות לה בפרויקט, כדי לא להנציח את שגיאת התכנון להבא.

לזהות אינדיקטורים מוקדמים לבעיות בהתקדמות העבודה בפרויקט, לפני שהם הופכים לפער של ממש. לדוגמה, אחוז הפעולות שלא החלו או לא הסתיימו במועד; היקפי החריגה בניצול משאבי הפרויקט ותקציבו; אחוז המקרים בהם בדיקות וניסויים לא צלחו, וכדומה. אינדיקטורים אלה עשויים להצביע על בעיה שורשית שיש לתת עליה את הדעת, אחרת, אותן בעיות ימשיכו לצוץ בפרויקט בכל פעם מחדש, והפתרון שיינתן להן יהיה מקומי וזמני בלבד.

לזהות מגמות לפערים ביחס לתכנון העשויות להעיד על מצבו הכללי של הפרויקט ולספק בסיס לביצוע תחזית לעמידה ביעדיו. בהתחשב בכך שהעבר הוא, ככל הנראה, המנבא הטוב ביותר של העתיד, וכל עוד דבר-מה משמעותי לא משתנה בפרויקט, האופן שבו הוא התנהל עד כה יהיה האופן בו ימשיך להתנהל גם בעתיד. לכן מגמה עקבית של גלישה בלו"ז או במשאבים, עשויה להצביע על תחזית לסיום הפרויקט בחריגה.

בקרה זו מבוצעת בהשוואה לתוכניות הבסיס ("מישור הייחוס") של הפרויקט, וממצאיה עשויים לחייב יצירת תוכנית בסיס חדשה בתאום עם מנהלי הארגון והלקוח.

עדכון ההתקדמות בפועל וההָעַרַכוֹת לסיום המשימות בפרויקט חיוניים לשם קבלת תמונה מלאה לגביו. כאשר הבקרה מבוצעת באופן שוטף, היא אינה מוכרחה להוות מאמץ ניהולי גדול, והיא מבטיחה תמונת מצב עדכנית.

כדי לבצע בקרה זו יש לנהל תוכנית עבודה מפורטת לפרויקט, בכלי מתאים לתיעוד ולמעקב אחר היבטי התזמון בו.