מה?
הקמת חדר אוכל לעובדים בו ניתן לאכול בנוחות ארוחת צהריים חמה, טרייה ומזינה וכן, לקיים אירועי חברה גדולים.
למה?
בחודשים האחרונים עלו בחברה יותר ויותר בקשות מעובדים ומנהלים בחברה להקמת חדר אוכל שיגיש ארוחת צהריים חמה, שניתן יהיה לשבת ולאכול במקום מסודר ומתאים לכך.
העובדים התלוננו על כך שאין מספיק מקומות שאפשר לאכול בהם בסביבת העבודה, ושארוחת הצהריים בחוץ מאד יקרה, לכן הם מנסים כמה שיותר להביא אוכל מהבית, שאותו הם נאלצים לאכול בעמדת העבודה שלהם, דבר היוצר לכלוך רב, ריח לא נעים ולא מעט חיכוכים בין העובדים עקב כך.
בנוסף, בכל פעם שהחברה מעוניינת לקיים אירוע חברה, עליה לשכור מקום מיוחד בו ניתן לכנס את כלל עובדי החברה.
מה יקרה אם הפרויקט לא יבוצע?
- תהיה ירידה בשביעות הרצון של העובדים ממקום העבודה.
- לא ניתן יהיה לשמור על סביבת עבודה נקייה ומאורגנת.
- מי שייצא לאכול בחוץ ייעדר לפרקי זמן לא קצרים בכל פעם.
- החברה תצטרך להמשיך לקיים אירועי חברה בחוץ בעלויות גבוהות.
הצרכים בפרויקט
| הצורך | עדיפות |
|---|---|
| חדר אוכל שמגיש אוכל חם | רצוי |
| האוכל המוגש צריך להיות טרי | רצוי |
| הארוחה צריכה להיות עשירה ומגוונת | רצוי |
| הארוחה צריכה להתאים לאוכלי בשר, דגים ולצמחונים | הכרחי |
| האוכל המוגש צריך להיות בריא | רצוי |
| האוכל צריך להיות כשר בהכשר מקובל | הכרחי |
| חדר האוכל צריך להתאים ל- 100 עובדים שיושבים לאכול במקביל | הכרחי |
| חדר האוכל צריך להתאים לקיום אירועי חברה לכלל העובדים (כ- 300 עובדים) | הכרחי |
| חדר האוכל יגיש מנות מיוחדות לפי אירועי השנה | כדאי |
| הארוחה תתאים גם לטבעוניים | כדאי |
| ניתן יהיה לארגן את סידורי הישיבה בחדר האוכל באופן משתנה | רצוי |
| ניתן יהיה לחמם אוכל שהעובדים הביאו מהבית ולאכול אותו בחדר האוכל | לא כרגע |
מטרות
מטרה גדולה: שימור העובדים לאורך זמן
מדד להצלחה: ירידה בקצב נטישת עובדים מ- X% בממוצע היום ל- Y% בממוצע, תוך חצי שנה מיום פתיחת חדר האוכל
| מטרה קטנה | מדד להצלחה |
|---|---|
| העלאת שביעות הרצון של העובדים | עלייה בדירוג בסקר שביעות רצון עובדים ביחס לסקרים קודמים |
| גיבוש העובדים | גידול במס' הקשרים בין עובדים שאינם עובדים יחד מ- X% בממוצע היום ל- Y% בממוצע, תוך חצי שנה מיום פתיחת חדר האוכל |
מטרה גדולה: שיפור התדמית הארגונית
מדד להצלחה: גידול בקצב מבקשי העבודה בחברה מ- X% בממוצע היום ל- Y% בממוצע, תוך חצי שנה מיום פתיחת חדר האוכל
| מטרה קטנה | מדד להצלחה |
|---|---|
| שמירה על סביבת עבודה נקייה ומאורגנת | הפסקת הרגל האכילה במקום העבודה לחלוטין תוך חודש מיום פתיחת חדר האוכל |
| שמירה על הריהוט והציוד של החברה | קיטון בקצב התיקונים/החלפות של ציוד/ריהוט משרדי |
מטרה גדולה: העלאת שווי עובד
מדד להצלחה: שיפור בתפוקות העבודה של עובד מ- X% בממוצע היום ל- Y% בממוצע, תוך חודש מיום פתיחת חדר האוכל
| מטרה קטנה | מדד להצלחה |
|---|---|
| קיצור זמני הפסקת הצהריים | קיצור זמני הפסקת הצהריים מ- 45 דק' בממוצע בחוץ ל- 25 דק' בממוצע בחדר האוכל |
| קבלת הטבות מס מהמדינה | קבלת הטבות מס בשווי $$$ בגין סבסוד ארוחה חמה לעובדים בחברה |
גורמים קריטיים להצלחת הפרויקט
- הארוחה המוצעת צריכה להיות מסובסדת ע"י החברה כך שהעלות שלה לעובד תהיה כלכלית
- הארוחה המוצעת צריכה להיות עשירה ומגוונת בשביל שהעובדים באמת ינצלו אותה לאורך זמן
- חדר האוכל צריך לאפשר מפגש עובדים באופן אינטימי ובאופן קבוצתי
- חדר האוכל צריך להתאים לקיום מפגשי חברה לכלל עובדי החברה
בעלי העניין בפרויקט
- מנכ"ל החברה
- סמנכ"ל מש"א של החברה
- המנהלים בחברה
- עובדי החברה
- מנהל התפעול של החברה
- ספק הסעדה
תועלות לבעלי העניין בפרויקט
| בעל עניין | תועלות לבעל העניין |
|---|---|
| מנכ"ל החברה | גידול ברווחיות ובמוניטין של החברה; אפשרות לקיים מפגשי חברה ללא צורך לשכור מקום ייעודי לכך מחוץ לחברה |
| סמנכ"ל מש"א של החברה | שיפור בשביעות הרצון של העובדים בחברה ושימור עובדים לאורך זמן; אפשרות לקיים מפגשי חברה ללא צורך לשכור מקום ייעודי לכך מחוץ לחברה |
| המנהלים בחברה | שיפור ברווחה ובתנאי העבודה בחברה; אפשרות לקיים מפגשים קבוצתיים לעובדים; אפשרות לארח לצהריים אורחים מבחוץ |
| עובדי החברה | שיפור ברווחה ובתנאי העבודה בחברה; |
| מנהל התפעול של החברה | שמירה על סביבת עבודה נקייה ומאורגנת; שמירה על הריהוט והציוד של החברה |
| ספק הסעדה | גידול ברווחיות ובמוניטין שלו כספק הסעדה; |
הנחות יסוד ואילוצים
- חדר האוכל צריך להיות מוכן לשימוש לפני ביצוע סקר שביעות הרצון השנתי של העובדים
- חדר האוכל יוקם באזור ייעודי שיוכשר לכך, בחלל המשותף במבואה של הבניין
מחזור חיי הפרויקט - טבלת שלבים ותוצרים
- תכנון
- הקמה
- היערכות להפעלה
- השקה
שלב התכנון:
- ניתוח צרכים ארגוניים
- בחינת חלופות מארגונים דומים
- פיתוח תוכנית עבודה לפרויקט
- גיבוש מסגרת תקציב לפרויקט
- מסמך חלופות
- תוכנית עבודה לפרויקט
- הצרכים הארגוניים הוגדרו
- חלופה לביצוע נבחרה
- תוכנית עבודה אושרה
- שלב התכנון הושלם
- אישור מסמך חלופות
- אישור תוכנית העבודה של הפרויקט
שלב ההקמה:
- התקשרות עם אדריכל וקבלן מבצע
- תכנון אדריכלי של חדר האוכל
- תכנון הנדסי של חדר האוכל
- הקמת חדר האוכל
- חוזי התקשרות עם בעלי מקצוע
- תוכנית אדריכלית
- תוכנית הנדסית
- חדר אוכל מוכן להפעלה
- התקשרויות עם בעלי מקצוע הושלמו
- תכנון אדריכלי הושלם
- תכנון הנדסי הושלם
- חדר האוכל הוקם
- בחינה משפטית של ההסכמים עם בעלי המקצוע
- אישור תוכניות הבנייה
- אישור חדר האוכל
שלב ההיערכות להפעלה:
- התקשרות עם ספק הסעדה
- גיבוש תפריטים לארוחות
- השגת אישורים להפעלת חדר אוכל
- ביצוע פיילוט לפני הפעלה
- חוזי התקשרות עם ספק הסעדה
- תפריטים לארוחות
- אישורים להפעלת חדר אוכל
- מסמך סיכום פיילוט
- התקשרות עם ספק הסעדה הושלמה
- אישורים להפעלת חדר האוכל הושגו
- הפיילוט הושלם בהצלחה
- שלב ההיערכות להפעלה הושלם
- בחינה משפטית של ההסכם עם ספק ההסעדה
- אישור התפריטים לארוחות
- אישור הפיילוט
שלב ההשקה:
- ביצוע קמפיין יח"צ בחברה
- קיום אירוע השקה
- ניהול תקופת הרצה לפני הפעלה מלאה
- קמפיין יח"צ
- מסמך סיכום תקופת הרצה
- קמפיין יח"צ הושק
- אירוע ההשקה קיום
- תקופת ההרצה הושלמה בהצלחה
- חדר האוכל מוכן להפעלה
- אישור קמפיין היח"צ
- אישור מוכנות להפעלה
סמכות ואחריות בפרויקט
השחקנים בפרויקט:
- מנכ"ל החברה
- סמנכ"ל מש"א
- סמנכ"ל תפעול
- מנהל רכש
- מנהל שיווק
- אדריכל
- מהנדס
- יועץ משפטי
- מנהל הפרויקט
תוצר: מסמך חלופות
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,6 | 2,6 | 2 | 3 | 4 | - | - | - | 1 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: תוכנית עבודה לפרויקט
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,6 | 2,6 | - | - | - | - | - | - | 1 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: חוזה התקשרות עם אנשי מקצוע
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,6 | - | 2 | 1 | - | - | - | 2,6 | - |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: תוכנית אדריכלית
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4,6 | 3 | 2 | - | - | 1 | - | - | 2 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: תוכנית הנדסית
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 4,6 | - | 3 | - | - | 2 | 1 | - | - |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: תפריטים לארוחות
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| - | 2,6 | 1 | - | 2 | - | - | - | 2 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: אישור הפעלה
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 6 | - | - | - | - | 2 | 1 | 2,6 | 2 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: מסמך סיכום פיילוט
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,6 | 2 | 1 | - | - | - | - | - | - |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: קמפיין יח"צ
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,6 | 2 | 2 | - | 1 | - | - | - | 2 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
תוצר: מסמך סיכום הרצה
| מנכ"ל | סמנכ"ל מש"א | סמנכ"ל תפעול | מנהל רכש | מנהל שיווק | אדריכל | מהנדס | יועץ משפטי | מנהל הפרויקט |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2,6 | 2,6 | 1 | - | - | - | - | - | 2 |
מקרא: 1 – אחריות לביצוע; 2 – אחריות לבקרה; 3 – חובת היוועצות; 4 – רצוי להיוועץ; 5 – חובת יידוע; 6 – אישור סופי.
הסיכונים בפרויקט
| תיאור הסיכון | סיכויי התממשות | דרגת נזק | תוחלת הסיכון | תגובה |
|---|---|---|---|---|
| חשש מפני הרעלת קיבה של העובדים עקב אי שמירה של הספק על היגיינה בזמן הכנת האוכל | 2 | 5 | 10 | רענון תקופתי לנהלי שמירה על היגיינה במטבח; ביצוע בדיקות פתע במטבח; |
| חשש מפני ביטול ארוחת צהריים באופן פתאומי עקב בעיות באספקת האוכל ע"י הספק | 1 | 3 | 3 | התקשרות עם ספק שמסוגל לספק ארוחות ארוזות במקרה ובו ישנה תקלה פתאומיות באפשרות לבשל ארוחה טרייה; |
| חשש מפני סגירת חדר האוכל לתקופה עקב בעיות אישורים לחדר האוכל | 1 | 4 | 4 | מינוי מנהל אחראי להשגה ולשמירה על האישורים הדרושים להפעלת חדר אוכל בחברה; |
| חשש פגיעה בנפש עקב שריפה בחדר האוכל | 1 | 5 | 5 | שימוש בגלאי עשן ובמתזים; ביצוע בדיקות בטיחות תקופתיות; תרגול נוהל שימוש בחומרים מסוכנים; תרגול נוהל פינוי תקופתי; |
| חשש נזק לציוד עקב שריפה בחדר האוכל | 1 | 4 | 4 | שימוש בגלאי עשן ובמתזים; ביצוע בדיקות בטיחות תקופתיות; תרגול נוהל שימוש בחומרים מסוכנים; שימוש בציוד חסין אש; |
תוכנית התקשורת של הפרויקט
| אפיק תקשורת | משתתפים | תחומי אחריות | תדירות | אופן הדיווח והסיכום |
|---|---|---|---|---|
| וועדת היגוי | מנכ"ל החברה, סמנכ"ל מש"א, סמנכ"ל תפעול, מנהל הפרויקט, אדריכל | ועדת ההיגוי תבקר את התקדמות הפרויקט ותקבל החלטות עקרוניות וארגוניות על-מנת לסייע בפתרון סיכונים ונושאים המשפיעים על יישום הפרויקט, לשמור על תיחום הפרויקט, התקדמותו ואיכותו וכל העת - לשמר מעורבות ומחויבות של ההנהלה. | אחת לחודש | דיווח: מצגת סטטוס; סיכום: פרוטוקול דיון + גיליון משימות והחלטות מעודכן |
| מנהלת פרויקט | סמנכ"ל מש"א, סמנכ"ל תפעול וצוות הפרויקט | מנהלת הפרויקט תבקר באופן הדוק כל משימה ואבן-דרך בפרויקט, תפתור בעיות וקשיים שיתעוררו במהלך חיי הפרויקט ותקבל החלטות נדרשות בנוגע ליישום ולהתקדמות הפרויקט. | אחת לשבוע | דיווח: גיליון משימות והחלטות; סיכום: גיליון משימות והחלטות מעודכן |
