כל פרויקט, קטן כגדול, מחייב הגדרה ברורה של יעדים ומטרות, וכן מסלול ברור להשגתם. לשם כך יש לתכנן את הפרויקט ולפתח את "מצפן הפרויקט": הגדרה של מטרות הפרויקט, בעלי העניין בו והתועלות הגלומות בו עבורם, מחזור חיי הפרויקט, תוצרי הפרויקט ואבני הדרך העיקריות בו, המשאבים הדרושים לביצוע הפרויקט, הסיכונים המאיימים עלינו בביצועו ועוד. אז התחילו במפה שלפניכם וצרו צעד אחר צעד, "מצפן פרויקט" לפרויקט שלכם.
לפניכם מפת ניווט ליצירת "מצפן פרויקט" שיבטיח תכנון איכותי ויעיל של הפרויקט שלכם. עברו שלב אחר שלב - או דלגו ישירות לשלב הרלוונטי לפרויקט שלכם, ופעלו בהתאם להנחיות המוצעות מאחורי כל צעד במפה.
שם הפרויקט
תנו לפרויקט שם והגדירו את העדיפות שלו עבור הלקוח.
תיאור הפרויקט
תארו את הפרויקט באופן כללי ולמה יש לבצע אותו. הסבירו מה יקרה אם הוא לא יבוצע.
הצורך בפרויקט
תארו את הצורך בפרויקט, פרקו אותו לצרכים קטנים והגדירו לכל צורך עדיפות לביצוע.
מטרות הפרויקט
הגדירו מטרות גדולות ופרקו אותן למטרות קטנות יותר. הקפידו להגדיר כל מטרה בצורה ברורה ולצידה הגדירו מדד להצלחה.
הגורמים הקריטיים להצלחת הפרויקט
זהו את "נקודות פיצוח הפרויקט" והגדירו גורמים קריטיים להצלחתו – כאלה שצריכים להיות בפוקוס הניהולי והמקצועי שלכם.
בעלי העניין בפרויקט
זהו את כל בעלי העניין בפרויקט ואת מידת השפעתם על הפרויקט. תנו את הדעת לגורמים בעלי השפעה על הפרויקט שאינם מעורבים בו דיו.
תועלות לבעלי העניין בפרויקט
הגדירו את התועלות הגלומות בפרויקט עבור כל בעל עניין בכדי לרתום אותם לפרויקט כבר מנקודת ההתחלה.
הנחות יסוד ואילוצים בפרויקט
הגדירו את הנחות היסוד עליהם הפרויקט מבוסס (אם ישנן כאלה) ואת האילוצים החלים עליו.
מחזור חיי הפרויקט
פתחו טבלת שלבים ותוצרים לתיאור הפרויקט במבט-על. הטבלה המלאה צריכה לתאר את הפרויקט בכללותו ממעוף הציפור.
תכולת העבודה בפרויקט
העמיקו את התכנון באמצעות פירוק היררכי של תכולת הפרויקט מלמעלה למטה עד לרמת המשימות.
תוכנית העבודה של הפרויקט
העריכו את המשך הדרוש להשלמת כל משימה בפרויקט, הגדירו את הקשרים בין המשימות בפרויקט והוסיפו פרק זמן בסיום תוכנית העבודה, כמקדם הגנה (בַּאפֶר) מפני אירועים בלתי צפויים מראש (בצ"מ).
המשאבים בפרויקט
זהו את מכלול המשאבים הדרושים לפרויקט. ארגנו את המשאבים האנושיים בפרויקט במבנה משאבים מפורט המתאר גם את יחסי הכפיפות שלהם למנהל הפרויקט.
סמכות ואחריות בפרויקט
זהו את כל השחקנים בפרויקט והגדירו באיזה אופן כל שחקן מעורב בגיבוש כל תוצר ובהשגת כל אבן-דרך.
ניהול הסיכונים בפרויקט
זהו את הסיכונים בפרויקט, העריכו את הסיכוי להתממשותם ואת הנזק הטמון בהם היה ויתממשו, חשבו את תוחלת הסיכון והגדירו תגובות מתאימות להתמודדות עמם.
ניהול התקשורת הפורמלית בפרויקט
צרו תוכנית תקשורת פורמלית ובה כל אפיקי התקשורת הפורמליים בפרויקט.
אישור הפרויקט
הציגו את הפרויקט ללקוח ולבעלי העניין בפרויקט לקבלת החלטה האם לאשרו בשלמותו, בחלקו או שמא, לא לאשרו כלל.
התנעת הפרויקט
התניעו את הפרויקט, הכינו את הצוותים, את סביבת העבודה ואת נהלי העבודה וצאו לדרך.
מה הלאה?
התחילו לנהל את הפרויקט,לבקר ולתקשר אותו באופן שוטף.
