לפרויקטים רבים נדרשים אישורים שונים לשם התקדמות הפרויקט, וכן אישורים עבור התוצר המופק במסגרתו. אישורים אלה עשויים להיות אישורים פנים – ארגוניים, הניתנים על-ידי הגורמים המעורבים בפרויקט או על- ידי מנהליו או אישורים חיצוניים, הניתנים על-ידי גורמים מחוץ לארגון ולפרויקט, כגון אישורי תקנים, אישורים מרשויות ממשלתיות, וכדומה.
את האישורים הנדרשים לפרויקט יש לסמן מפורשות בתוכנית העבודה שלו, כך שניתן יהיה לעקוב אחריהם בקלות ולפעול באופן יזום להשגתם. לשם כך, יש לבצע מעקב שוטף אחר אותם אישורים שיש להשיג בטווח הקרוב ולוודא שכל הגורמים המעורבים בתהליך מודעים לנושא ופועלים להשגתם.
מוטב למנות לכל אישור הנדרש בפרויקט גורם אחראי למעקב ולנהל השגת אישור כחבילת עבודה המורכבת ממשימות שונות, שהשלמתן תוביל לקבלת האישור. חשוב להבטיח שכל הגורמים המעורבים בביצוע המשימות הדרושות להשגת האישורים השונים, מבינים את חשיבותם של אותם אישורים, כחלק מניהול מקצועי ואיכותי של הפרויקט. תפיסת האישורים השונים בפרויקט כ"עלה תאנה", הנועד לספק כיסוי פורמלי בלבד, ולא תוכן ענייני, מחמיצה את המטרה ופוגעת בהצלחת הפרויקט.
חשוב לזהות אינדיקאטורים מוקדמים לבעיות בפרויקט ולכן יש לזהות ולעקוב אחר:
- אישורים שהיו צריכים להתקבל וטרם התקבלו בחלוקה לפי סוג האישור ולפי הגורם המאשר (פנימי/חיצוני, יחיד/גוף…)
- אחוז התיקונים שנדרשו עד להשגת כל אישור
