הדרך להשגת התוצר הסופי של הפרויקט רצופה לעתים תוצרים שונים, שעל כולם להיות מתואמים זה עם זה, שלמים ואיכותיים – בהתאם לרמת האיכות שנקבעה על-ידי הלקוח ובעלי העניין המרכזיים. לבקרת התוצרים והאיכות שתי מטרות עיקריות:
- להבטיח שתוצרי הפרויקט השונים מפותחים בהתאמה לדרישות הלקוח וליעדי הפרויקט
- להבטיח שתוצרי הפרויקט משקפים כל העת את ההחלטות שהתקבלו במהלך חיי הפרויקט.
לשם כך נדרשים מערכת תיעוד ברורה ונהלי עבודה סדורים. אלה יבטיחו את הטמעת הדרישות והשינויים בתוצרי הפרויקט לכל אורכו, ועד להשגת התוצרים הסופיים.
תוצרי הפרויקט המרכזיים זוהו לראשונה בשלב התכנון הראשוני, בעת הגדרת מחזור חיי הפרויקט, אולם בשלב התכנון המפורט פורקו התוצרים המרכזיים לתוצרי ביניים, וכן – מתוקף פירוק תוכנית העבודה למשימות מפורטות – נוספו תוצרים שיש לפתח במסגרת הפרויקט.
את התוצרים ואת תוצרי הביניים הללו יש לנהל באופן ממוקד ולבקרם גם מהיבט התקדמות הפיתוח, גם מהיבט התאמתם לדרישות וגם מהיבט איכות הפיתוח. לשם כך, יש לנהל רשימת תוצרים ברורה, הכוללת את כלל תוצרי הפרויקט, לכל אורכו. עבור כל תוצר, יש לקבוע מנגנוני בקרה שיבדקו אותו, כדי להבטיח את שלמותו ואת איכותו.
דוח תוצרים למעקב צריך לכלול את הנתונים הבאים:
- שם התוצר
- הגורם האחראי על השלמת התוצר (לא בהכרח זה שמפתח את התוצר בפועל)
- רשימת הבקרות שיש להחיל על התוצר
- תאריך יעד להשלמת התוצר
- סטטוס המעקב אחר התוצר
את הבקרות על תוצרי הפרויקט – שלמותם ואיכותם, יש לבצע באופן שוטף לאורך פיתוח התוצרים השונים, ולא רק בסיום פיתוחם.
בקרה מאוחרת בתהליך עלולה להציף בעיות שיהיה קשה מדי או יקר מדי לתקן בדיעבד. לפיכך, חשוב לשלב בקרה זו באופן שוטף בפרויקט.
למעשה, ככל ששגיאה תאותר מאוחר יותר בתהליך, כך תהיה עלות תיקונה גבוהה יותר, ואיכות תיקונה – נמוכה יותר.
חשוב לזהות אינדיקאטורים מוקדמים לבעיות בפרויקט ולכן יש לזהות ולעקוב אחר:
- כמות השגיאות בכל תוצר לפי סוג התוצר
- כמות השגיאות בכל תוצר לפי חומרה
- כמות השגיאות בכל תוצר לפי הגורם האחראי להשלמת התוצר
