בקרת משאבים עוסקת במעקב אחר כלל המשאבים המוקצים לפרויקט, ובמיוחד אחר המשאב האנושי. בקרה זו תתבצע משני כיוונים:
- מכיוון המשימות אליהן מוקצים המשאבים (שימוש במשימות).
- מכיוון המשאבים בפרויקט (שימוש במשאבים).
בעת בקרת שימוש המשאבים במשימות, יש לוודא כי לכל המשימות מוקצים המשאבים הדרושים לביצוע העבודה, וכן שאותם משאבים זמינים במועד בו הם דרושים. בקרה זו תיעשה באופן שוטף על אותן משימות המתוכננות לטווח הקרוב.
לוח "שימוש במשימות" יציג מתחת לכל משימה את כל המשאבים המוקצים לה, את היקף ההקצאה שלהם ואת תאריכי ההתחלה והסיום שכל אחד מהם עובד על אותה משימה.
בבקרת שימוש במשאבים, יש לוודא שכל המשאבים בפרויקט מוקצים למשימות בהיקף מתאים לזמינות שלהם, ובהתאמה למיומנויות שלהם, וכן שהם עובדים ומקדמים את הפרויקט בהתאם לתכנון. בנוסף, יש לזהות אבטלה סמויה וחוסר מיקוד ולתת לכך מענה באמצעות קביעת יעדים ברורים לטווח הקצר וסדרי עדיפויות לטיפול במשימות.
לוח "שימוש במשאבים" יציג מתחת לכל משאב את כל המשימות שאותו משאב מוקצה אליהן, את היקף ההקצאה שלו ואת תאריכי ההתחלה והסיום של כל משימה.
כדי להימנע מפיגור בהתחלת העבודה על משימות בפרויקט, יש לוודא מראש שהמשאב הדרוש לביצוע העבודה זמין או מתפנה בזמן, אחרת, יתכן שתידרש היערכות מחודשת כדי לא להיגרר לפיגור בפרויקט.
כדי להבטיח שהעבודה מתקדמת כנדרש, יש לוודא שכל משאב בפרויקט מכיר ומבין את המשימות המוטלות עליו לתקופה הקרובה, ולקבל את אישורו לכך. בנוסף, כל משאב בפרויקט נדרש לבחון באופן שוטף ולהעריך מחדש, במידת הצורך, את לוחות הזמנים המתוכננים למשימות שבאחריותו.
מנהל הפרויקט וראשי הצוותים נדרשים לבקר את התקדמות המשימות של הכפופים להם באופן שוטף. בכל מצב בו ההתקדמות אינה כמצופה, מן הראוי לנתח ולהבין יחד עם המשאב המבצע את הסיבות לפער ואת האתגרים בביצוע העבודה, וכן לקבוע יחד מועד סיום מעודכן למשימה. תהליך זה צריך להיעשות ברצינות, ולא בקלות דעת, כך שהמשאב המבצע יהיה מחויב למועד החדש שנקבע ויבין שעליו לתת דין וחשבון באופן שוטף על התקדמות העבודה שבאחריותו. לשם כך, כל ראש צוות בפרויקט נדרש לקיים פגישת עבודה בתדירות שוטפת עם הכפופים לו, ואילו הכפיפים נדרשים להגיע לפגישה עם נתונים מעודכנים על התקדמות עבודתם בפרויקט. במהלך הפגישה, יש לעדכן את תוכנית העבודה של הפרויקט בהתאם למידע שנמסר ולהחלטות שהתקבלו. מומלץ לשמור תוכנית ביניים הכוללת את השינויים בתאריכי ההתחלה והסיום של המשימות בפרויקט, לצורך מעקב בפגישות הבאות.
דגש מיוחד יש לשים על המשאבים היקרים בפרויקט. חשוב להבטיח שמשאבים אלה עסוקים כל העת ומייצרים תוצרים המקדמים את הפרויקט. מנהל הפרויקט נדרש להבטיח שעבודתם של משאבים אלה אינה מתעכבת ולהימנע ממצב בו משאב יקר נדרש להמתין להשלמת משימה אחרת.
במקרים רבים, המשאבים היקרים בפרויקט יוקצו למשימות הנמצאות על הנתיב הקריטי של הפרויקט. לפיכך, בכל מפגש בקרה עם חבר צוות בפרויקט, יתחיל הדיון מרשימת המשימות אליהן הוא מוקצה, אשר מתוכננות להתבצע בטווח הקרוב ונמצאות בנתיב הקריטי של הפרויקט, ובהמשך, יעסוק הדיון ביתר המשימות אליהן הוא מוקצה.
משאבים נוספים שיש לשים לב אליהם באופן מיוחד, הם המשאבים המסופקים לפרויקט על-ידי ספק חיצוני או קבלן משנה. משאבים אלה עשויים להיות חלק אינטגרלי ממשאבי הפרויקט ולעבוד לצד חברי צוות הפרויקט, אך הם עשויים גם לעבוד מאתר הספק החיצוני, ואז הבקרה על עבודתם תהיה מורכבת יותר.
