לאחר השלמת התכנון של הפרויקט באופן כזה שניתן להתחייב לביצועו, יש "להקפיא תצורה" של התכנון כמישור ייחוס (Baseline) למדידה במהלך הפרויקט ובסיומו. לשם כך יש ליצור "תוכנית בסיס" לפרויקט המשקפת את נקודת תחילת הפרויקט בראש ובראשונה.
חשוב להסכים על תוכנית הבסיס של הפרויקט לפני תחילתו ולהימנע מתחילת עבודה ללא הסכמה על "מישור הייחוס" לפרויקט. תחילת הפרויקט ללא הסכמה לגבי תוכנית בסיס "תבטיח" רק אכזבה של הלקוח, ואולי אף כישלון של הפרויקט כולו. לכן חשוב להגיע להסכמה על "מישור הייחוס" מוקדם ככל האפשר, ולא לדחות את הנושא להמשך הפרויקט. הסכמה שלא תושׂג בתחילת הפרויקט, ככל הנראה לא תושׂג גם בהמשכו.
לסגירת תוכנית בסיס לפרויקט יש לבצע את הפעולות הבאות:
- בדיקת לוחות הזמנים והתקציב של הפרויקט, ויישוב אי-התאמות לפני סגירת תוכנית הבסיס.
- תיקוף הבָּאפֶרים שהוגדרו על תוצרי הפרויקט.
- הצגת תוכנית הבסיס לגורמים המעורבים בפרויקט וקבלת מחויבותם ליישומה.
- קבלת אישור מנהל הכספים ומנהלים נוספים לתקציב הפרויקט ולתזרים המזומנים המתוכנן עבורו.
- השגת הסכמה של הלקוח לגבי לוחות הזמנים המתוכננים בפרויקט.
- פרסום תוכנית הבסיס של הפרויקט בפני בעלי העניין והגורמים המעורבים בפרויקט.
המלצה: לאחר סגירת תוכנית הבסיס של הפרויקט, רצוי שלא למחוק משׂימות הרשומות בה, גם אם משימות אלה התבטלו, מכיוון שהדבר יפגע ביכולת לבצע השוואה אליה בהמשך. משימות שאינן נחוצות לפרויקט מסיבה כלשהי, מוטב לסמן כ"לא פעילות", אך לא למחוק.
בכל מצב בו נכנס שינוי משמעותי לפרויקט, יש לשמור תוכנית בסיס חדשה לפרויקט, כדי שתשמש "מישור ייחוס" מעודכן לבקרה ולמדידה. אם השינויים בפרויקט אינם גדולים ועדיין חשוב לנו לבקר אותם ביחס למישור הייחוס של הפרויקט, מומלץ לשמור "תוכנית ביניים" המתעדת את נתוני תזמון הפרויקט לאחר השינוי.
