בסיום שלב התכנון הראשוני יש להביא את כל המידע הקיים בנוגע לפרויקט לאישור בעלי העניין. בתהליך זה מוצג "סיפור הפרויקט" ומתקבלת החלטה האם לאשר את הפרויקט בשלמותו, בחלקו או שמא, לא לאשרו כלל.
לשם כך, יש להכין מצגת מקיפה המבוססת על מסמך "המצפן של הפרויקט" ולקיים פגישת אישור פרויקט. המצגת תתייחס להיבטים הבאים:
- סקירה כללית של הפרויקט
- הצורך בפרויקט
- המטרות והיעדים של הפרויקט
- בעלי עניין ותועלות
- הפתרון המוצע
- הנחות יסוד ואילוצים
- מבנה צוות הפרויקט
- תיחום הפרויקט (מה כלול בפרויקט ומה לא)
- מחזור חיי הפרויקט
- תוצרים מרכזיים בפרויקט
- אבני-דרך מרכזיות בפרויקט
- לו"ז מתוכנן
- תקציב משוער
- החזר תשואה על ההשקעה (ROI)
- סיכונים מרכזיים בפרויקט
- גורמים קריטיים להצלחת הפרויקט
- תוכנית התקשורת של הפרויקט
- הצעדים הבאים
תהליך אישור פרויקט מבוסס הן על מידת נחיצותו והן על הכדאיות לביצועו, בהתחשב בעדיפות הפרויקט ביחס לפרויקטים אחרים אשר ניתן לבצע עם אותם המשאבים, ובגורמי הסיכון הקיימים בפרויקט.
