פרויקטים רבים נולדים מ"מכאוב" כלשהו; מתחושה של חוסר פונקציונליות או חוסר יעילות; מהרצון למכן תהליכים ידניים מסורבלים; מהידיעה שאפשר לשפר מצב נתון; מהרצון לשדרג את המערכת הקיימת בארגון; לשפץ את הדירה או להחליף את הרכב שלנו; ועוד אינספור דוגמאות שכולן מציגות צורך.
יחד עם זאת, הצורך לבדו אינו מעיד על הנחיצות שלו.
הוכחת הנחיצות עוסקת בשאלה מרכזית אחת. האם המענה לצורך יקדם אותנו לעבר המטרות שלנו. נקודה.
צרכים יש ויהיו תמיד, אבל היכולת לתת להם מענה תלויה במשאבים העומדים לרשותנו, ואלו תמיד יהיו סופיים ומוגבלים.
לעולם כושר הביצוע שלנו יהיה קטן מן הצרכים שלנו, לכן חייבים לבחון כל צורך באופן מפוכח ולדעת לוותר על ההשקעה במענה לצורך שאינו מקדם אותנו כרגע לעבר אחת מן המטרות שלנו. זה כמובן מחייב שיהיו לנו מטרות מוגדרות. מטרות אלו ישמשו כמסננת ראשונה בבחינת הצרכים השונים שלנו. כל צורך שאינו מקדם אותנו לעבר המטרות שלנו – בצורה ישירה או עקיפה, אינו נחוץ.
גם אחרי שנצמצם את רשימת הצרכים שלנו לפי מבחן הנחיצות שלהם, עדיין נישאר עם רשימת צרכים נחוצים שתהיה גדולה יותר מכושר הביצוע שלנו. את הרשימה הזו נצטרך לסנן ולתעדף לפי מבחני כדאיות שונים כגון:
- החזר תשואה על ההשקעה (ROI)
- רמת הסיכון הכרוכה בפרויקט
- רמת המורכבות של הפרויקט
- זמינות המשאבים העומדים לרשותנו
- התרומה של הפרויקט למוניטין/מיצוב בשוק
- ועוד…
כלומר, החלטה על אישור הפרויקט צריכה לעבור דרך מבחן נחיצות (הלימה למטרות) ומבחני כדאיות להעדפת פרויקט א' על פני פרויקט ב' כאשר שניהם נחוצים. חשוב לזכור את הפרדוקס הראשון בניהול פרויקטים ואת החשיבות של החלטה נכונה גם בתנאי אי-וודאות.
