ההבדל האמיתי בין פרויקט לבין מה שאינו פרויקט

יחידת מיקרו למידה

אחד ההבדלים המובהקים בין פרויקט לבין פעילות שאיננה פרויקט הוא רמת אי-הוודאות הגבוהה הקיימת לגבי היכולת לעמוד ביעדי הפרויקט, פשוט בשל העובדה שכל פרויקט הינו ייחודי. למרות שישנם פרויקטים הדומים זה לזה, כל פרויקט מתחיל ב"נקודת שפל הוודאות" ביחס ליכולת לעמוד ביעדיו.

לשמחתנו, במרבית הפרויקטים, נקודת שפל זו הינה יחסית לפרויקט ואינה מוחלטת, מכיוון שבדרך-כלל הפרויקטים אותם אנו מנהלים הינם בתחום בו יש לנו ניסיון קודם. בפרויקטים חדשניים בהם אין ניסיון קודם, נקודת שפל זו מוחלטת, ואז נדרשים מנגנוני תכנון ובקרה הדוקים יותר, המופעלים במחזורים קטנים יותר.

לדוגמה: מפעל המייצר טושים אינו עוסק בניהול פרויקטים בתהליך הייצור הסדרתי השוטף, אולם כאשר לקוח מבקש מהם לייצר עבורו טוש ייחודי שלא יוצר קודם לכן, מדובר בפרויקט אשר רמת הוודאות לגביו נמוכה. יחד עם זאת, מאחר שלמפעל יש ניסיון בייצור טושים, שפל הוודאות הינו יחסי לפרויקט, ואינו מוחלט.

אם הלקוח היה מבקש מהסנדלר השכונתי שלו לייצר עבורו את אותו טוש, והסנדלר היה מסכים, היה זה פרויקט שרמת הוודאות לגביו עבור הסנדלר הינה נמוכה באופן מוחלט, מכיוון שהוא מנהל פרויקט חדשני מבחינתו.

רמת הוודאות הנמוכה ונקודת השפל שלה הן למעשה הפרדוקס הראשון בניהול פרויקטים, משום שההחלטה הגורלית ביותר לגבי הפרויקט מתקבלת בדיוק בנקודת שפל זו. ההחלטה משמעה, מצד אחד להתחייב לפרויקט, ומצד שני לדחות פרויקטים אחרים שניתן לבצעם עם אותם משאבים או לחילופין, ההחלטה משמעה לדחות פרויקט זה כאשר מוטב היה לאשרו.

התחייבות לפרויקט שברבות הימים תוכח כשגויה היא בבחינת חטא על פשע. פשע כיוון שהמשאבים שהושקעו בפרויקט ירדו לטמיון, וחטא כיוון שאותם משאבים בדיוק לא הושקעו במקום אחר שהיה מייצר ערך.

חשוב לזכור! בסביבה של משאבים מוגבלים (והיא כמעט תמיד כזו), באותה נשימה בדיוק שאנחנו מאשרים את פרויקט א', אנחנו דוחים את פרויקט ב'.

לפרדוקס כידוע אין פתרון מוחלט, אלא הטוב ביותר שניתן והוא: לתכנן את הפרויקט על הצד הטוב ביותר בהתחשב באילוצים, לבקר את הפרויקט באופן יעיל, ולעסוק כל העת בתקשורת אפקטיבית שלו.

הפרדוקס הוא הרקע לסיבות הלגיטימיות בגינן קודקוד התכולה במשולש הזהב תופח גם ללא אילוצים חיצוניים לפרויקט.

הסיבות שאינן ענייניות נובעות למעשה מפרדוקס כפול. לא רק שעלינו להתחייב לפרויקט בנקודת שפל הוודאות לגביו, אלא שעד נקודת ההתחייבות אליו, הנכונות של הלקוח להשקיע משאבים בו נמוכה מאד ובהיעדר משאבים נאותים לתכנון הפרויקט, הטוב ביותר שניתן הוא מוגבל למדי.