פרויקט מוצלח מוגדר ככזה שהשיג את יעדיו ושתוצאתו מספקת ערך ללקוח. מכאן נובע שהצלחה או כישלון של פרויקט הם בראש ובראשונה פונקציה של יעדיו;
ולפיכך, הגדרה ברורה של יעדים ומדדי ביצוע אובייקטיביים להצלחה הכרחיים למדידת ההצלחה של פרויקט.
המציאות העגומה מראה כי סטטיסטית, רוב הפרויקטים בעולם, בכל עולם תוכן, אינם עומדים ביעדי התכולה, הזמן והתקציב, ולפיכך – נכשלים. אולם כדי להבין מהו אותו כישלון יש להבחין בין הפרויקט ובין תוצאותיו.
התרחיש השכיח הוא שהפרויקט נכשל ביעדי "המשולש" (תכולה, זמן, עלות), אך תוצאתו הינה הצלחה, ולכן אנו סלחניים כלפי עצמנו, מכיוון ש"בשורה התחתונה", "בסופו של יום", "בסיכומו של דבר", "במבחן התוצאה", השגנו את הערך שביקשנו להשיג. השאלה היא האם השגנו את אותו ערך בהשקעה טובה או שמא, מוטב היה להשקיע את המשאבים שעמדו לרשותנו בפרויקט אחר, אשר היה מניב לנו ערך גבוה יותר?
חשוב לזכור שאמנם התרחיש השכיח הינו שהמוצר או השירות הצליחו ו"רק" הפרויקט נכשל, אבל לא יתכן מצב הפוך.
לא יתכן מצב שבו הפרויקט הצליח – גם אם לא חרג כלל מיעדיו – ואילו המוצר או השירות נכשלו, פשוט מכיוון שהמבחן הראשון להצלחה של פרויקט הוא המידה שבה התוצאה שלו מניבה ערך ללקוח, ותוצאה שאינה מניבה ערך כלל, היא לא פחות מכסף שנזרק לפח, ללא קשר למידת האחריות שלנו לכך.
ניתן להציג את הערך ללקוח גם כיחס בין עלות הפרויקט לתועלת ממנו, כאשר אם התועלת שווה לאפס, העלות יכולה להיות כל מספר שהוא, מקטן ועד אינסופי, והערך ללקוח יישאר אפס.
לפיכך, אלה תרחישי ההצלחה והכישלון האפשריים בפרויקט:
הפרויקט
התוצאה
הפרויקט נכשל אבל התוצאה שלו מספקת ערך ללקוח ולכן הצליחה.
הפרויקט
התוצאה
התוצאה אינה מספקת ערך ללקוח ולכן גם הפרויקט נכשל.
הפרויקט
התוצאה
התרחיש הרצוי – התוצר והפרויקט הצליחו שניהם.
אם חשוב לנו להצליח לא רק במבחן התוצאה, אלא גם בהשקעה שלנו בפרויקט, שמטרתו לספק את אותה התוצאה, עלינו להבטיח:
- שיעדי הפרויקט ברורים, בני השגה ומוסכמים;
- שברשותנו המחויבות הדרושה מבעלי העניין בפרויקט;
- שברשותנו המשאבים הדרושים לביצוע הפרויקט;
- שמנהל הפרויקט הוא האדם המתאים למשימה.
