לפני אישור פרויקט כלשהו יש להוכיח את נחיצותו ואת הכדאיות לביצועו, בהתחשב במשאבים המוגבלים העומדים לרשותנו והאפשרות להפעילם במקום אחד בזמן נתון.
צורך מתייחס לשינוי מצב קיים, בין אם מתוך רצון להתייעל ובין אם מתוך כורח לעמוד בדרישות או בתנאים שמחייבים אותנו לבצע התאמה כדי לעמוד בהם.
צורך מתייחס למהות השינוי, ולא לדרך שבה הוא יבוצע, קרי הוא מתייחס ל"מה?" ולא ל"איך?".
צורך עשוי להיות נושא גדול אותו יש לפרק למרכיביו הקטנים, באופן שבו:
- כל אחד ממרכיבי הצורך מבטא רעיון יחיד;
- מנוסח בצורה ברורה;
- מקבל עדיפות ביחס לצרכים האחרים שהוגדרו.
תהליך זה עשוי להניב רשימה ארוכה של דרישות שיתכן כי לא ניתן יהיה לתת לכולן מענה. ההחלטה לגבי תיחום הפרויקט (איזו דרישה תוכנס אליו ואיזו לא) תעשה בראש ובראשונה על סמך סדרי העדיפות שהוגדרו. דרישה שאינה מצויה בתיחום הפרויקט מסיבה כלשהי יש לתעד באופן גלוי ומפורש למען בהירות המסר ותיאום ציפיות מלא עם הגורמים המעורבים בפרויקט.
תהליך זיהוי הצרכים צריך להיות מקיף ומתודי, מכיוון שהגדרה זו מהווה את הבסיס להגדרת התכולה של הפרויקט.
זיהוי הצורך צריך להתייחס לצרכים הגלויים והסמויים, העכשוויים והעתידיים כדי להבטיח שאכן הצורך הוגדר במלואו.
הגדרה חלקית של צורך תניב בהכרח שינויים במהלך הפרויקט ותיצור מציאות חדשה, שאילו היתה ידועה מראש, יתכן שהיתה מניבה החלטה אחרת לגביו.
את הצרכים שזוהו יש לתעדף. ניתן להשתמש בסרגל סדרי עדיפויות כגון MoSCoW:
- הכרחי (Must Have) דרישות שמוכרחות להיכלל בפרויקט
- רצוי (Should Have) דרישות בעלות עדיפות גבוהה בפרויקט
- כדאי (Could Have) דרישות רצויות, אך שאינן הכרחיות להיכלל בפרויקט
- לא כרגע (Won't Have) דרישות שהוסכם לא לכלול בפרויקט בשלב זה
