תוכנית התקשורת הפורמלית מגדירה את אופי ואת צורת התקשורת עם בעלי העניין בפרויקט ועם הגורמים המושפעים ממנו. בתוכנית זו, מנסחים את כל אפיקי התקשורת הפורמליים בפרויקט ומטרתם, מגדירים מי נוטל בהם חלק, באיזו תדירות ובאיזה אופן הם מתקיימים, כיצד מדווחים לכל אפיק תקשורת, כיצד מנהלים אותו וכיצד מדווחים ממנו החוצה.
מערכת תקשורת ברורה ותיאום ציפיות בין בעלי העניין בפרויקט הם הכרחיים לניהול תקין של הפרויקט. חלוקה של מאמצי התקשורת תיעשה הן בהתייחס למסר שאותו יש להעביר, והן בהתאם למידת ההשפעה שיש למקבל המסר. ככל שלבעל עניין בפרויקט יש השפעה רבה יותר עליו, כך תוקדש לו יותר תשומת לב ויעשו יותר מאמצים על מנת לשמר את רמת העניין שיש לו בפרויקט.
התקשורת הפורמלית תנוהל במסגרת ישיבות ניהול קבועות וישיבות מיוחדות, בהתאם לצרכי הפרויקט, והיא תהיה מגוונת באופן העברת המסרים: החל בדיווח בישיבות מסורתיות, עבוֹר בפגישות עבודה קצרצרות בעמידה, בהגשת דוחות, בשליחת אי-מיילים, בקיום שיחות טלפון, שיחות ועידה מרובות משתתפים ושיחות וידאו וכלה בהודעות טקסט ו"ציוצים" למיניהם.
המידע המועבר במסגרת הדיווחים הפורמליים יבוסס על תהליך איסוף נתונים וניתוחם ויאורגן, בדרך-כלל, לכדי דוחות סדורים, המהווים את רַשוּמוֹת הפרויקט.
בכדי לבנות תוכנית תקשורת פורמלית יש לענות על כמה שאלות:
- מה נדרש לשם קיום תקשורת תקינה?
- למה התקשורת חשובה?
- עם מי יש לתקשר?
- איך יש לתקשר?
התשובות לשאלות אלה יהוו הבסיס לתוכנית התקשורת הפורמלית של הפרויקט ויבטיחו את קיומה של מערכת תקשורת יעילה במהלכו. לדוגמה:
וועדת היגוי
מעקב אחר התקדמות הפרויקט; קבלת החלטות עקרוניות וארגוניות, על-מנת לסייע בפתרון סיכונים ונושאים המשפיעים על יישום הפרויקט; שמירה על תיחום הפרויקט ואיכותו; הבטחת מעורבות ומחויבות ההנהלה לפרויקט.
הלקוח, הנהלה בכירה מטעם הלקוח, הספק, מנהל הפרויקט והממונים עליו.
אחת לחודש
ישיבה
מצגת סטטוס.
סיכום דיון; גיליון משימות והחלטות מעודכן.
ישיבת פרויקט
מעקב הדוק אחר כל חבילת עבודה ואבן-דרך בפרויקט; פתרון בעיות וקשיים במהלכו; קבלת החלטות נדרשות בנוגע ליישום ולהתקדמות הפרויקט; הכנה לוועדת ההיגוי.
מנהל הפרויקט והממונים עליו, הספק וראשי הצוותים.
אחת לשבועיים
ישיבה
גיליון דיווח תקופתי.
גיליון דיווח תקופתי מעודכן וגיליון משימות והחלטות מעודכן.
ישיבת צוות
מעקב הדוק ושוטף אחר כל משימה בפרויקט; פתרון בעיות וקשיים טכניים במהלכו; קבלת החלטות נדרשות בנוגע ליישום ולהתקדמות המשימות של צוות הפרויקט.
מנהל הפרויקט וראשי הצוותים הכפופים לו.
אחת לשבוע
ישיבה
גיליון משימות והחלטות.
גיליון משימות והחלטות מעודכן.
פגישת עמידה
מעבר מהיר על יעדים לטווח הקצר; מיקוד העבודה הדרושה לביצוע; פתרון בעיות; גיבוש הצוות.
מנהל הפרויקט וראשי הצוותים הכפופים לו.
פעמיים בשבוע
עמידה בפינה שקטה קבועה
רשימת משימות לטווח הקצר.
אי-מייל תמציתי.
