את משאבי ה פרויקט ניתן להגדיר תחילה באופן גנרי: "מהנדס חשמל" או "חדר הדרכה", ובהמשך – באופן פרסונלי: "יוסי ישראלי" או "חדר הדרכה ברוש".
כדי לקבוע מהם המשאבים הגנריים הדרושים לביצוע כל משימה בפרויקט, חשוב להגדירה באופן ברור, ואז לבקש מגורם מקצועי או ניהולי בעל ניסיון רלוונטי בביצוע אותה משימה, להעריך את סוג המשאבים ואת הכמות הנדרשת לצורך השלמתה.
את ההערכוֹת הללו יש לבחון אל מול הערכות התקציב הגסות שבוצעו בשלב התכנון הראשוני. יתכן שכבר בשלב מוקדם זה, יימצא פער תקציבי שיש לתת עליו את הדעת, לקראת אישור הפרויקט וסגירת תוכנית הבסיס שלו.
זיהוי מוקדם של המשאבים הדרושים להשלמת הפרויקט – כולל חדרים עבור משימות משמעותיות (חדרי אינטגרציה, חדרי הדרכה, וכו'), חומרים או מכונות הנדרשים בשלבי הפרויקט השונים – חיוני הן לצורך תכנון תקציבי מדויק יותר, והן לשם תכנון משימות בפרויקט בהתאם לזמינות המשאבים. אלה הם הפרטים הקטנים שבדרך-כלל נזנחים, ולבסוף יוצרים עיכוב בלוחות הזמנים של הפרויקט וחריגה תקציבית, ולכן חשוב מאד להשקיע מאמץ בשלב זה בזיהויים.
