קביעת אילוצי זמן למשימות

יחידת מיקרו למידה

לאחר קביעת הקשרים בין המשימות בפרויקט, יש לפרט גם את האילוצים החלים על אותן משימות. בשלב התכנון הראשוני של הפרויקט יזוהו בד"כ האילוצים על השלבים ועל המשימות המרכזיות בפרויקט גם אם באופן חלקי. בשלב התכנון המפורט, יש להמשיך ולזהות את כל האילוצים החלים על המשימות המפורטות בתוכנית העבודה של הפרויקט.

חשוב להבחין בין שני אלמנטים: קשר בין משימות לעומת אילוץ על משימה.

כאשר משימה כלשהי תלויה במשימה אחרת המנוהלת בתוכנית העבודה של הפרויקט, יש ליצור קשר בין המשימות, אך לעומת זאת, כאשר המשימה תלויה במשימה אחרת שאינה מנוהלת בתוכנית העבודה של הפרויקט או באירוע המנוהל מחוץ לפרויקט, יש להתייחס לכך כאילוץ.

אילוצי הזמן בפרויקט מתחלקים לשלוש קבוצות מרכזיות:

אילוצים גמישים:

אילוצים קשיחים:

אילוצים גמישים למחצה:

  1. קבוצת האילוצים ה"גמישים" – אינה מתייחסת לתאריך כלשהו, אלא רק לצורך לבצע משימה כלשהי מוקדם ככל האפשר או מאוחר ככל האפשר.
  2. קבוצת האילוצים ה"קשיחים" – מתייחסת לתאריך נקוב בו משימה חייבת להתחיל או חייבת להסתיים, ולא קודם לכן או לאחר מכן, בהתאמה. אילוצים מסוג זה פוגעים בגמישות תוכנית העבודה של הפרויקט, ויש לברר היטב האם אכן אילוץ שכזה חל על המשימה או שמא, זהו אילוץ מן הקבוצה השלישית – השכיחה יותר.
  3. קבוצת האילוצים ה"גמישים למחצה" – מתייחסת לגבול עליון או תחתון בו משימה צריכה להתחיל או להסתיים, כלומר התחלה לא לפני או התחלה לא אחרי וכן, סיום לא לפני או סיום לא אחרי. לדוגמה, סיום לא אחרי תאריך כלשהו אין משמעו שלא ניתן לסיים לפניו. אילוצים מסוג זה הם אילוצי הזמן השכיחים ביותר אחרי האילוץ "מוקדם ככל האפשר".

לדוגמה: המשימה של תכנון הפרויקט תלויה באישור התקציב של השנה הבאה אשר איננו מנוהל בתוכנית העבודה של הפרויקט, ולכן יש להוסיף על משימה זו אילוץ מסוג "התחלה לא לפני" המועד שבו התקציב השנתי צפוי להיות מאושר.

בתהליך קביעת האילוצים על המשימות בפרויקט, חשוב להבטיח שכל האילוצים הידועים זוהו והוגדרו בהתייחס למשימות המתאימות, באופן שבו הם משקפים נאמנה את המציאות. יחד עם זאת, מוטב לפעול לצמצום מספר האילוצים המשפיעים על הפרויקט, כדי לשמור על גמישות מרבית של תוכנית העבודה.