קשרים בין משימות

יחידת מיקרו למידה

לאחר פירוק תוכנית העבודה של הפרויקט למשימות ברמת הפירוט המתאימה, יש להגדיר את הקשרים הקיימים בין המשימות. בתהליך זה יש לבחון האם משימה כלשהי תלויה במשימה אחרת, ואם כן, באיזה אופן?

רבים טועים בתהליך זה ויוצרים קשרים שונים ומשונים בין משימות, ללא צורך של ממש, בעוד שישנן רק שתי סיבות לקשר בין משימות בתוכנית העבודה:

  1. חוק טבע, שמשמעו כי אין יכולת פיזיקלית או הגיונית לבצע משימה מסוימת לפני משימה קודמת, לדוגמה: לא ניתן לבנות גג לבניין, לפני בניית העמודים למבנה או, לא ניתן לערוך טקסט לפני שהוא נכתב.
  2. חוק ארגון, הנובע מהנחיות עבודה של הארגון בו מתנהל הפרויקט, לדוגמה: אין להתחיל עבודות פיתוח לפני אישור הלקוח על מסמכי הדרישות.

יש להימנע משימוש יתר בקישור בין המשימות ולוודא שקשר שהוגדר אכן תואם לחוקים אלה, ובמידה שלא – להימנע מהוספתו.

שגיאה נפוצה היא יצירת קשר בין משימות המבוצעות על-ידי אותו משאב, כדי להימנע מיצירת עומס על המשאב, הנובע מתזמון של משימות במקביל. רבים מתפתים לעשות כן, ומצטערים על כך בשלבי המעקב והבקרה בפרויקט, כאשר כל שינוי בכוח אדם מצריך מהם לבחון האם הקשרים הקיימים בין המשימות נובעים מקשרי משאבים או מקשרים אמיתיים בין המשימות.

ישנם ארבעה סוגי קשרים בין משימות:

קשר מסוג "מסוף להתחלה"
משימה אחת לא יכולה להתחיל לפני שהמשימה השנייה הסתיימה (זהו הקשר השכיח ביותר)
קשר מסוג "מהתחלה להתחלה"
משימה אחת לא יכולה להתחיל לפני שהמשימה השנייה התחילה
קשר מסוג "מסוף לסוף"
משימה אחת לא יכולה להסתיים לפני שהמשימה השנייה הסתיימה
קשר מסוג "מהתחלה לסוף"
משימה אחת לא יכולה להסתיים לפני שהמשימה השנייה התחילה
הקודם
הבא

הקשר " מסוף להתחלה" הוא השכיח ביותר אולם הוא לא בהכרח מתאר בצורה הטובה ביותר את "מערכת היחסים" בין המשימות – לא רק במועד התכנון שלהן, אלא גם במהלך הפרויקט – בהתחשב בשינויים שעשויים להתרחש, לכן יש ליצור קשרים מסוגים נוספים כפי שמתואר לעיל.

לעתים לא די בהגדרת קשר פשוט כדי לתאר את הקשר האמיתי בין המשימות המקושרות, כמו למשל במצב שבו משימה יכולה להתחיל רק יומיים לאחר שמשימה אחרת החלה. לתיאור מצב זה יש להוסיף על הקשר "השהייה". לכל קשר ניתן להוסיף השהייה חיובית או שלילית, המהווה תוספת לנתוני הקשר, כפי שמתואר להלן:

לדוגמה:

"מסוף להתחלה" עם השהייה חיובית של יומיים

צביעת השכבה השנייה של צבע על הקיר (2) יכולה להתחיל, לכל המוקדם, יומיים לאחר שהושלמה צביעת השכבה הראשונה (1), מכיוון שהשכבה הראשונה זקוקה לזמן ייבוש.

"מהתחלה להתחלה" עם השהייה שלילית של יומיים

משימת הכנסת הריהוט למשרד החדש (2) יכולה להתחיל, לכל המוקדם, יומיים לפני מועד הכניסה למשרד החדש (1).

"מסוף לסוף" עם השהייה חיובית של יומיים

משימת איור השרטוטים המלווים (2) יכולה להסתיים, לכל המוקדם, יומיים לאחר השלמת כתיבת התכנים (1).

"מהתחלה לסוף" עם השהייה שלילית של יומיים

קמפיין ההסברה בדבר שטרות כסף חדשים העומדים לצאת לשוק (2), אינו יכול להסתיים לפני שיחלפו שבועיים מתחילת הפצת השטרות החדשים לשוק (1).