תקשורת בלתי פורמלית היא תקשורת המבוססת על קשרים אישיים וחברתיים, ואינה מוגבלת למבנה הארגוני הפורמלי של הפרויקט. ככזאת, היא בדרך כלל אקראית, לא מאורגנת או מתועדת, פחות עניינית וכוללת מרכיב רגשי, לעתים משמעותי. יחד עם זאת, היא מהירה ומגשרת בקלות על פערים מקצועיים והיררכיים כאשר המידע זורם בכל הכיוונים.
אפיקי התקשורת הבלתי פורמליים מספקים תשתית עשירה להעברת מסרים בפרויקט, וכן לגיבוש ולשיפור עבודת הצוות ותפקוד העובדים, אולם כדי להפיק את המיטב מאפיקים אלה, יש לספק תנאים המתאימים לקיומם ולהבטיח את יציבותם לאורך זמן.
ערוצי התקשורת הבלתי פורמלית קיימים בין אנשים תמיד, בין אם נרצה בכך ובין אם לאו. לערוצים אלה תרומה משמעותית בהעברת מסרים בארגון ובפרויקט – לטוב ולרע – ולכן, מוטב לרתום אותם למאמץ הפרויקטלי, כך שלא יהוו גורם מפריע, אלא יתרמו להצלחתו.
בקבוצה המונה 4 אנשים, לדוגמה, קיימים 4*(4-1)/2=6 ערוצים, כאשר ערוץ מתייחס לקשר בין שני אנשים בתוך הקבוצה. בקבוצה המונה 5 אנשים, יגדל מספר הערוצים לעשרה, ובקבוצה המונה 6 אנשים, לחמישה עשר. גידול מאד משמעותי ביחס לגידול במספר האנשים בקבוצה בפועל.
ככל שמספר ערוצי התקשורת הקיימים גדול יותר, כך האתגר בניהול התקשורת האפקטיבית בפרויקט גדול יותר. לפיכך, חשוב לנהל תקשורת "ספונטנית מתוכננת", אשר תצמצם את ההפרעות הנובעות מן התקשרות הבלתי פורמלית מחד גיסא, ותשפר את השירות שניתן להפיק ממנה, מאידך גיסא.
למערכת התקשורת הבלתי פורמלית כמה מטרות:
- להרחיב מסרים המועברים באופן פורמלי ולהתאימם לצורכיהם ולהבנתם של גורמים שאינם חלק מהמבנה הפורמלי של הפרויקט.
- לשפר את מהירות ואת היקף הפצת המידע בקרב הגורמים המעורבים בפרויקט.
- לטפח אינטראקציות חברתיות כדי להגביר את שיתוף הפעולה בין הגורמים המעורבים בפרויקט ובין אלה המושפעים ממנו.
- לקבל מידע על המתרחש בארגון ובפרויקט מהֶלֶך הרוח השורר בשטח.
- לאפשר שחרור תסכול וכעסים, הבעת רגשות וחששות כדרך להפחתת חרדה.
- להעביר או להדליף ידיעות אשר מסיבות שונות אין מעוניינים למוסרן באופן רשמי.
ניהול נכון של התקשורת הבלתי פורמלית יספק תשתית עוצמתית להעברת מסרים בין כמה פונקציות: בעלי העניין בפרויקט, הגורמים המעורבים בו ואלה המושפעים ממנו, ויסייע רבות להשגת שיתוף פעולה נחוץ ולהקטנת התנגדויות.
המשתתפים בערוצי התקשורת הלא פורמליים
התקשורת הבלתי פורמלית מתנהלת בכל הכיוונים: אנכיים, אופקיים ואלכסוניים, ללא תלות במבנה ההיררכי, ומשתתפים בה אנשים הקשורים זה לזה מתוקף קשרי ידידות, עניין משותף, כפיפות לאותו מנהל או מעורבות באותה משימה. לפיכך, בתקשורת זו יכול להשתתף כל אחד, ללא הבחנה מבדלת. אולם, כדי לרתום את אפיקי התקשורת הללו לתועלת הפרויקט, יש להכין את הקרקע ליצירת קבוצות אשר יתקשרו ביניהן באופן שיתייחס לפרויקט ולמטרותיו, ובכך לתרום לקידומו ולהצלחתו.
ידוע כי קבוצות עבודה המורכבות מאנשים בעלי רקע וניסיון שונה, וכן תפיסות ודעות הטרוגניות, תקבל החלטות טובות יותר מאלה שיקבלו אדם יחיד או קבוצה הומוגנית. זאת בשל הגיוון, המאפשר הרחבה והשלמת מידע זה מזה. בנוסף, בכל קבוצה קיימים גורמים דומיננטיים הנוטלים חלק מרכזי יותר בהעברת המסרים באפיקים הבלתי פורמליים, לא מתוקף מעמדם הפורמלי, כי אם מתוקף כישוריהם האישיים והחברתיים, לצד נגישותם למקורות מידע בארגון או בפרויקט. את הגורמים הללו חשוב לזהות ולטפח, ואף לכוון בהתאם לצורכי הפרויקט באמצעות הכנסתם למעגלים הפנימיים והפורמליים של הפרויקט.
התקשורת הבלתי פורמלית מתקיימת באופן שוטף, לאורך חיי הפרויקט וללא מסגרת מוגדרת, גם כאשר היא "ספונטנית מתוכננת". יחד עם זאת, כחלק מאותו מאמץ ליצור הזדמנות לקיומה ו"לתכנן את הספונטניות" בה היא מתרחשת, מוטב להקצות זמן מוגדר בלוח מנהל הפרויקט להשקעה בקשרים הבלתי פורמליים עם הגורמים השונים בפרויקט, ובמיוחד עם בעלי ההשפעה העיקריים. לשם כך, יש לעקוב אחר "מפת המעורבות וההשפעה" בפרויקט, ואחת לכמה זמן, ליזום תקשורת בלתי פורמלית עם הגורמים המופיעים בה.
תדירות ניהול התקשורת הבלתי פורמלית תשתנה מפרויקט לפרויקט ובהתאם למידת המעורבות של בעלי ההשפעה בפרויקט, אך כדי להבטיח שהיא לא נזנחת, ניתן לקבוע בלוח מנהל הפרויקט זמן בתחילת השבוע, באמצעו ובסופו, המוקדש רק לכך. במקביל, יש להפגין נוכחות בשטח ולהתעניין בנעשה על בסיס שוטף, ולא להמתין לדיווחים הפורמליים במסגרת הפגישות השוטפות והתקופתיות של הפרויקט.
