התקשורת הפורמלית מתקיימת באפיקי תקשורת סדורים, הנובעים מהמבנה הארגוני של צוות הפרויקט – שהוגדר בשלב התכנון המפורט שלו – ומתוכנית התקשורת המבוססת על אותו מבנה ועל מפת בעלי העניין והגורמים המושפעים ממנו. התקשורת הפורמלית הינה תקשורת מתועדת בין מוסרי המידע למקבליו, והיא בין השאר, הבסיס לניתוח הפרויקט במהלכו ובסיומו.
לאפיקי התקשורת הפורמלית שני ערוצי תקשורת עיקריים: ערוצי תקשורת אנכיים (Vertical Communication), בהם הנחיות לביצוע יורדות מלמעלה כלפי מטה, בהתאם לכפיפות המקצועית והניהולית; ודיווחים בגין ביצוע או בעיות עולים מלמטה כלפי מעלה, באותם אפיקים בדיוק. וישנם אפיקי תקשורת אופקיים (Horizontal Communication) המתנהלים בין בעלי תפקידים בדרגים מקבילים, שאין ביניהם יחסי כפיפות ישירים או בין עובדים בפרויקט המגיעים ממקומות שונים בארגון ומחוצה לו, ומחליפים ביניהם מידע לצורך תיאום וקבלת החלטות.
נוסף על אפיקים אלה, ישנם אפיקי תקשורת חיצוניים (External Communication) בין הגורמים המעורבים בפרויקט לאלה המושפעים ממנו בסביבה החיצונית לו, ובהם מערכת יחסי הציבור המייצגת את הפרויקט מול הסביבה בה הוא מתקיים. ניהול התקשורת עם הסביבה המושפעת מן הפרויקט חיוני לצורך הקטנת התנגדויות מצד גורמים חיצוניים מחד גיסא, ולשם קבלת מידע מהם מאידך גיסא, ועשוי להיות גם כן גורם משמעותי בהצלחת הפרויקט.
כדי שפרויקט יתנהל בצורה טובה, חשוב ליצור אפיקי תקשורת פורמלית יעילים ולכבד אותם, וזאת ללא קשר לכך שחלק משמעותי מאפיקי התקשורת מתקיימים במקביל באפיקים בלתי פורמליים.
