ניהול תועלות

פרויקט הוא "מכשיר" ליצירת שינוי וערך חדש, אותו נרצה לשמר לאורך זמן. לשם כך, חשוב לזהות את התועלות הגלומות בפרויקט כבר משלב הרעיון, דרך הגדרת התכולה של הפרויקט, המימוש שלו, ולאורך כל מחזור חיי המוצר או השירות המפותחים במסגרת הפרויקט.
תועלת היא תוצאה חיובית מדידה של השינוי, אותן יש לשמור בפוקוס הניהולי והמקצועי שלנו לכל אורך הדרך בכדי להבטיח שהפרויקט אכן יניב אותן בסיומו.
לכל בעל עניין בפרויקט יש להגדיר את התועלות הגלומות בו עבורו באופן מפורש כדי לרתום אותו לפרויקט כבר מנקודת ההתחלה. תועלת מוחשית הינה הבסיס המוטיבציוני ביותר, ולפיכך, כדאי להציג לכל בעל עניין "מה יוצא לו מן הפרויקט" (WIIFM – What's in it for me) בצורה מפורשת, ולא להסתמך על מסר משתמע ממקורות אחרים.

דרך פשוטה ויעילה להציג לבעלי העניין את התועלות עבורם היא באמצעות טבלה פשוטה בה כל בעל עניין יוכל למצוא את עצמו. שתי עמודות בלבד – שם בעל העניין או התפקיד שלו בעמודה הראשונה, והתועלות עבורו בעמודה השנייה.
כמובן שתועלות אלו נגזרות ממטרות הפרויקט אבל הפנייה האישית לכל בעל עניין היא חשובה ביותר לרתימה שלו.