לא כל המשימות בפרויקט שוות בתשומת הלב הניהולית שצריך להעניק להן.
חשוב מאד לבקר מדי פעם משימות מיוחדות, הנבדלות מאחרות בעדיפותן, בעלותן או בהתקדמותן בפרויקט:
פרויקט מורכב ממשימות רבות התלויות זו בזו ושונות זו מזו בעדיפותן. העדיפות של המשימות נובעת מצורכי הלקוח ומהגדרה מקצועית וניהולית של צוות הפרויקט.
ניתן להקצות עדיפות למשימות לפי סרגל העדיפות המקובל בתוכנת MS-Project הנע בין 0 ל- 1000, כאשר ככל שהערך הניתן למשימה גבוה יותר, כך העדיפות שלה בפרויקט גבוהה יותר. מומלץ לתעדף את המשימות לפי סרגל מצומצם וקבוע כגון: 250, 500, 750 ו- 1000. חשוב לדעת שעדיפות 1000 בתוכנת MS-Project היא עדיפות בעלת משמעות מיוחדת בתהליך החְלָקַת המשאבים. משימות בעלות עדיפות זו לא יידחו על-ידי המערכת.
לחילופין, ניתן להקצות עדיפות בכל סרגל אחר המשקף הבחנה ברורה של סדר עדיפויות למשימות, ובלבד שיהיה בסיס מוסכם לתקשורת עם הגורמים המעורבים בו, בעת תהליך קביעת סדרי העדיפות למשימות בפרויקט.
בעת ביצוע בקרה על משימות, יש להתייחס גם לסדר העדיפויות שנקבע להן ולהבטיח, שמשימות בעלות עדיפות גבוהה יותר, מקבלות עדיפות בהקצאת המשאבים ונמצאות במרכז תשומת הלב הניהולית של הגורמים המעורבים בפרויקט.
משימות יקרות בפרויקט הן אלה הצורכות חלק משמעותי מתקציבו, ובדרך-כלל נובעות מעלות המשאבים המוקצים לאותן משימות. משימות יקרות מוטב שלא יתעכבו בשל אי זמינות משאבים או בשל משימות קודמות שלא הושלמו בזמן.
כדי להבטיח שמשימות יקרות מתחילות במועדן, חשוב לספק התראה לקראת מועד ההתחלה הצפוי של משימות אלה ולוודא שהמשאבים הדרושים לביצוען ערוכים ומוכנים לתחילת העבודה הנדרשת מהם. את ההתראה מוטב לתת בשניים או שלושה מועדים שונים לפני המועד המתוכנן לתחילת המשימה, לדוגמה, שבועיים לפני תחילתה, שבוע לפני ויומיים לפני. בנוסף, יש לבקר באופן הדוק את התקדמות העבודה במשימות אלה ולהימנע – עד כמה שניתן – ממצב של פיגור, שעלותו גבוהה.
מנהל הפרויקט נדרש לבקר משימות יקרות באופן ייעודי ולדווח לבעלי העניין בפרויקט על התקדמותן, ולו רק בשל השיקול הכלכלי הנובע מעלותן הגבוהה. לפיכך, מוטב לסמן משימות יקרות באופן מפורשׁ בשדה המתאים, ולהפעיל מסנן להצגת רשימה ממוקדת של משימות אלה.
פעמים רבות, העבודה על משימות שונות מתקדמת בצורה טובה עד לישורת האחרונה, שם היא נפסקת, וכל ההתקדמות שהושגה מתבזבזת על עיכוב רב שנוצר מסיבות שונות ומשונות. משימות אלה אינן זוכות בדרך-כלל לתשומת הלב הניהולית הדרושה, מכיוון שהעבודה התקדמה עד כה באופן משביע רצון, ואילו יתרת העבודה נראית מועטה, כך שאין מייחסים חשיבות גבוהה לעיכוב שנוצר.
פעמים רבות אולם, יהיו אלה בדיוק המשימות שיגרמו לבזבוזו של הבאפר הפרויקטלי ויגררו את הפרויקט לחריגה, מבלי שנרגיש.
לכן חשוב לזהות את אותן משימות, ובהקדם, ולהקדיש להן את תשומת הלב הניהולית והמקצועית הדרושה, כדי להבטיח את השלמתן המלאה, ובזמן. לשם כך, יש לתעד את התקדמות העבודה במשימות השונות בפרויקט ולזהות את אותן משימות שעבורן לא דווחה, משום מה, התקדמות של ממש מזה זמן. חשוב לזהות משימות תקועות מוקדם ככל האפשר, ולא לאבד את המומנטום בעבודה עליהן, שמא עיכוב במשימה אחת יגרור עיכוב בפרויקט כולו.
כדי לסייע למשימות אלה להגיע ל"קו הגמר" שהוגדר להן, יש להקצות להן משאבים נוספים, שתפקידם לעשות כל שניתן כדי לקדמן ולהשלימן, גם במחיר של עיכוב זמני, יזום, במשימות אחרות.
ניתן לזהות משימות תקועות ולעקוב אחריהן בכמה דרכים:
- מדי שבוע, ריכוז תאריכי סיום צפויים של כל המשימות שטרם הסתיימו ברשימה ייעודית ושרטוט קו לכל משימה בהתאם לתאריכי הסיום הצפויים, לשם יצירת גרף מגמה. משימות שנמצאות במגמת דחייה מתמשכת יוצגו כקו אלכסוני כלפי מעלה, במקום קו ישר המציג התקדמות בהתאם לתכנון. משימות אלה הן משימות תקועות.
- סיכום מספר המשימות בתהליך שהחלו וטרם הסתיימו, מדי שבוע, במטרה לזהות גידול במספר זה. בכל מצב של גידול משמעותי במספר המשימות שנמצאות בעבודה, יש לנתח ולזהות את אותן משימות שלא מסתיימות כבר זמן מה, למרות שהיו צריכות להסתיים, ולהתמקד בהשלמתן. גישות שונות לניהול פרויקטים, ובהן גישת ה- Kanban ממתודולוגיית Agile, ממליצות לסיים את המשימות שנמצאות בעבודה, ולא להתחיל לעבוד על משימות חדשות נוספות, לפני צמצום מספר המשימות בתהליך וחזרה למספר הגיוני.
- השוואה בין אחוז הביצוע בפועל לזה שנקבע למשימה בתוכנית הבסיס האחרונה שנשמרה לפרויקט, וזיהוי אותן משימות שאחוז הביצוע שלהן לא התקדם בהתאם למצופה, קרי, הן אינן עומדות בקצב ההתקדמות הרצוי.
