בקרת תקציב

יחידת מיקרו למידה

בקרה תקציב מתמקדת במעקב אחר ניצול תקציב הפרויקט ביחס לתכנון וביחס להתקדמותו, במטרה להבטיח שהתקציב מספיק למימונו עד להשלמתו. אם אין הדבר כך, מטרת בקרה זו לזהות את החריגה מהתקציב ולעדכן את הפרויקט בהתאם – בין אם על-ידי הגדלת המסגרת התקציבית של הפרויקט, ובין אם על-ידי צמצום תכולת הפרויקט או יעדיו כדי להתכנס למסגרת התקציבית שנותרה.

פרטים רבים משפיעים על תקציב הפרויקט: שינויים ביחס לתכנון, דחיות בלוחות זמנים, הערכות שגויות, ועוד. על מנהל הפרויקט לוודא שהפרויקט עומד בתקציב לכל אורכו. במצב של חריגה מהתקציב המתוכנן, יש לפעול לצמצום החריגה וליידע את בעלי העניין המרכזיים בדבר החריגה. הבקרה התקציבית נחלקת לשניים:

  1. השוואת ההערכה התקציבית לסיום הפרויקט, עם התקציב שהוגדר בתוכנית הבסיס ("מישור הייחוס").
  2. השוואת ניצול התקציב בנקודת זמן נוכחית, לעומת תכנון ניצול התקציב באותה נקודת זמן בתוכנית הבסיס של הפרויקט ("מישור הייחוס").

כדי לבדוק את הערכת עלות הפרויקט בסיומו ביחס לתכנון, יש להשוות את העלות המתוכננת המעודכנת של הפרויקט כולו, ביחס לעלות המתוכננת כפי שנקבעה בתחילת הפרויקט ותועדה בתוכנית הבסיס של הפרויקט ("מישור הייחוס"). במידה שבמהלך הפרויקט אושר "מישור ייחוס" חדש, ההשוואה תיעשה ביחס ל"מישור הייחוס" העדכני ביותר.

כדי לבדוק את ניצול התקציב בנקודת זמן נוכחית ביחס לתכנון, ניתן לחשב את התקציב המשוער עד לנקודת הזמן הנוכחית, לפי הנוסחה:

% התקדמות בפועל * תקציב הפרויקט = תקציב משוער עד לנקודת הזמן הנוכחית.

אז נשווה את התקציב המשוער שחישבנו לעלות הפרויקט בפועל, באותה נקודת זמן. יש לשים לב לכך, שהנוסחה שלעיל מניחה כי קצב צריכת התקציב עומד ביחס ישר לקצב התקדמות הפרויקט. הנחה זו לרוב אינה מדויקת, אך מאפשרת לאמוד את מצב הפרויקט בפשטות, וברוב המקרים, יהיה זה אומדן סביר.

לדוגמה, אם הפרויקט נמצא ב- 50% התקדמות, ותקציב הפרויקט הוא 100,000 ₪, אזי התקציב המשוער לאותה נקודת זמן הוא 50,000 ₪. במידה שעלות הפרויקט בפועל, באותה נקודת זמן, נמוכה מ- 50,000 ₪, אזי ניצול התקציב אינו מצוי בחריגה, אולם אם עלות הפרויקט בפועל גבוהה מ- 50,000 ₪, אזי הפרויקט, ככל הנראה, נמצא בחריגה תקציבית.

בכל מצב של פער שלילי ביחס לתכנון, ובמיוחד כאשר ממצאי הבקרה מראים שלא ניתן יהיה להשלים את הפרויקט במסגרת התקציבית שנקבעה לו, יש לנסות ולהבין את הסיבות לפער ולפעול במהרה לצִמְצוּמוֹ.