לאחר זיהוי הסיכון והערכתו יש להגדיר את התגובה המתאימה להתמודדות עמו, ובנוסף, להיערך למצב שבו הסיכון מתממש ויש להתמודד עם הבעיה שנוצרה.
כמובן שתהליך זה דורש מאמץ לא מבוטל, ולכן יש לבצע אותו בהדרגה, על-פי עוצמת הסיכון, מידת הנזק הטמונה בו והמרחק מפגיעה. סיכונים שעלולים לפגוע בצורה ממשית בפרויקט, ובטווח הקרוב, יהיו הראשונים לטיפול.
התגובות צריכות לתת מענה גם לאופן ההתמודדות עם הסיכון לפני שהתממש והפך לבעיה (פעולות מניעה), וגם לאופן ההתמודדות עם הבעיה כשהסיכון התממש (פעולות תיקון).
אסטרטגיות התגובה המקובלות הן:
פעולות המניעה להתמודדות עם הסיכון ישתנו בהתאם לעוצמת הסיכון ולנזק הטמון בו. במקרים שבהם האיום על הצלחת הפרויקט גדול, יש צורך להימנע לחלוטין מן הסיכון באמצעות איפוס ההסתברות להתממשותו או להשפעתו על הפרויקט, במידה שיתממש. תגובה זו נקראת "מניעת הסיכון" (Risk Avoidance).
לדוגמה, חברה צעירה שנמצאת במצב פיננסי רגיש ומרווח הטעות העומד לרשותה קטן ביותר, עשויה להימנע מהתחייבות לפרויקט כלשהו עקב רמת האיום הגבוהה הכרוכה בביצועו ובכך למעשה למנוע את הסיכון לחלוטין. את המשאבים העומדים לרשותה היא תשקיע בפרויקט אחר בו האיום אינו מסכן את קיומה של החברה.
במקרים שבהם לא ניתן או לא כדאי להימנע לחלוטין מן הסיכון, אך ניתן להקטינו, יש להגדיר פעולות אשר יצמצמו את ההסתברות להתממשותו או את השפעתו על הפרויקט. תגובה זו נקראת "שיכוך הסיכון" (Risk Mitigation).
עוצמת הסיכון מושפעת מהגורם המבצע את המטלה, ולכן לעתים התגובה הטובה ביותר להתמודדות עמו היא להעביר את ביצוע המטלה לגורם שמותאם טוב יותר לטפל בה, ובכך לצמצם את הסיכון. תגובה זו נקראת "העברת הסיכון" (Risk Transfer).
לדוגמה, שימוש בקבלן משנה בכדי לבצע פעילות כלשהי בפרויקט עשויה להיות תגובת שיכוך של איום, הנובע מהיכולת של הארגון לבצע את אותה פעילות בעצמו.
אחת התגובות השכיחות להתמודדות עם סיכונים היא לפזר אותו בין גורמים שונים, וכך להקטין את הסיכון שכל גורם יחיד לוקח על עצמו. דוגמה שכיחה לכך היא רכישת פוליסת ביטוח או צירוף משקיעים לפרויקט. תגובה זו נקראת "חלוקת הסיכון" (Risk Distribution).
במקרים שבהם האיום על הפרויקט קטן או כשלא ניתן להימנע מן הסיכון או כשלא כדאי להשקיע משאבים במניעתו או בצמצומו, ניתן פשוט "לקבל את הדין" ולהיערך למצב שבו הוא מתממש. תגובה זו נקראת "קבלת הסיכון" (Risk Acceptance), והיא מחייבת פיתוח פעולות מתקנות להתמודדות עם הבעיה מבעוד מועד. למעשה, כל הסיכונים שאינם נמנעים, משוככים, מועברים או מחולקים בין גורמים שונים, מתקבלים כאיום אותו מנטרים ומתכוננים ליום שיתממש ואז מתמודדים עם הבעיה עצמה.
לדוגמה, כאשר עלות הביטוח של פריט ציוד כלשהו יקרה מאד, ועלות ההחלפה של אותו פריט אינה יקרה מדי, מוטב לעיתים לקבל את האיום ולהתמודד עם הבעיה היה ותתרחש.
חשיבה מוקדמת והיערכות מראש מבטיחים תגובה טובה ויעילה כשסיכון הופך לבעיה. כאשר לא מבוצעת היערכות מוקדמת למצבים אלה, ההתמודדות עם הבעיה נעשית תחת לחץ ובמרחב פתרונות צר. התמודדות כזו עם בעיות בפרויקט היא למצער, שכיחה למדי וידועה בשם "כיבוי שריפות". ניהול נכון הוא כזה שמקדים תרופה למכה וערוך להתמודדות עם בעיות שמתעוררות כאשר הן מתרחשות.
החלטה על אופן ההתמודדות עם סיכון מבוססת גם על עלות. לעתים, זול יותר להתמודד עם הבעיה, אם תתעורר, מאשר להימנע מן הסיכון. לפיכך, כלכלת הסיכונים היא פרמטר נוסף בתהליך קבלת ההחלטות לגבי אופן הטיפול בסיכונים בפרויקט, אך היא אינה עומדת לבדה, וחשוב לבחון את כל ממדי הסיכון וההשלכות שעשויות להיות לו על הפרויקט ועל הלקוח, לפני שמתקבלת החלטה כיצד להתמודד עמו.
כלכלת סיכונים מתייחסת לעלות המניעה או הצמצום של הסיכון, ביחס לעלות תיקון הבעיה, והיא דורשת תכנון והערכַת עלות, כפי שנעשה לכל משימה אחרת בפרויקט. עלויות אלה צריכות להילקח בחשבון בתקציב הפרויקט בזמן אישורו, שאלמלא כן, עלות ההתמודדות עם סיכונים תגרור את הפרויקט לחריגה מיעדיו. בנוסף, התגובות שהוחלט ליישם בפרויקט כחלק מתהליך ניהול הסיכונים בו, צריכות להיכלל בתוכנית העבודה שלו כמשימות וכחבילות עבודה, וכך להשפיע על המשאבים הזמינים בפרויקט ועל לוח הזמנים להשלמתו.
כל אלה יוצרים את תוכנית ניהול הסיכונים של הפרויקט ואת תוכנית המניעה או השיכוך שלהם, אותם יש לבקר באופן הדוק תוך עדכון שוטף של בעלי העניין השונים בפרויקט.
