לאחר אישור הפרויקט, יש לפרסם את תחילתו בפני בעלי עניין מרכזיים וגורמים המעורבים בו במסגרת מפגש התנעת פרויקט (Kick-off Meeting).
למפגש התנעת הפרויקט כמה מטרות חשובות:
- ליזום ולהבטיח תקשורת חיובית סביב הפרויקט;
- ליצור מודעות לשינויים שיתרחשו במסגרת הפרויקט;
- ליצור מחויבות כלפי הפרויקט;
- למנוע חרושׁת שמועות ולהפחית חרדה סביב הפרויקט.
לשם כך, יש לספק לכל הנוגעים בדבר את כל העובדות המרכזיות לגבי הפרויקט העומד לפִתְחַם, כולל השפעות צפויות ותועלות. בפגישה זו, נציג הלקוח ומנהל הפרויקט מציגים את הפרויקט בנימה חגיגית ומקצועית ומשדרים ציפייה לקראת השגת יעדיו ומחויבות כלפיו.
חשוב להקדיש תשומת לב מרובה לתכנון מפגש זה, מכיוון שהוא למעשה נקודת ההתחלה הפורמלית של הפרויקט, אשר מבטיחה יציאה לדרך "ברגל ימין".
מצגת התנעת הפרויקט תתייחס להיבטים הבאים:
- סקירה כללית של הפרויקט
- הצורך בפרויקט
- המטרות והיעדים של הפרויקט
- בעלי עניין ותועלות
- הפתרון המוצע
- הנחות יסוד ואילוצים
- מבנה צוות הפרויקט
- תיחום הפרויקט (מה כלול בפרויקט ומה לא)
- תוצרים מרכזיים בפרויקט
- לו"ז מתוכנן
- סיכונים מרכזיים בפרויקט
- גורמים קריטיים להצלחת הפרויקט
- תוכנית התקשורת של הפרויקט
- קריטריונים לקבלה של הלקוח
