בקרת איכות תוכנית עבודה

יחידת מיקרו למידה

תוכנית העבודה היא אחד הכלים המרכזיים ביותר של מנהל הפרויקט, וככזו יש להבטיח שהיא כתובה ומתוכננת כראוי, וכי אין בה בעיות סמויות שמונעות ממנה להיות בת ביצוע. לשם כך, על מנהל הפרויקט לוודא שהיא שלמה וכי לוחות הזמנים המחושבים בה אינם מבוססים, למשל, על עומס משאבים לא סביר, מה שיביא לכך שתציג מצג שווא.

מטרת בקרת איכות תוכנית העבודה – לוודא שתוכנית העבודה ערוכה בסטנדרט גבוה ואינה מכילה בעיות גלויות וסמויות. בקרה זו כוללת גם את בקרת תכולת העבודה, ואלה הן מרכיבה:

עדכון לוח השנה בתוכנית העבודה של הפרויקט בהתייחס לחגים ולחופשות ידועות.

זיהוי משימות כפולות או מיותרות אותן יש למחוק או לסמן כ"לא פעילות". בתהליך זה, יש לעבור על כל המשימות שטרם הסתיימו ולזהות משימות כפולות ומשימות מיותרות. תהליך זה נעשה ידנית ומחייב מעבר על כל משימה בתוכנית העבודה של הפרויקט ותיקוף הצורך בביצועה. משימות שאינן צריכות להופיע בתוכנית העבודה יש למחוק – אם העדכון נעשה לפני קביעת תוכנית בסיס לפרויקט – או לסמן כ"לא פעילות" – במידה שכבר נשמרה תוכנית בסיס לפרויקט.

עדכון משימות לא מעודכנות אשר היו אמורות להתחיל, אך לא החלו או היו אמורות להסתיים, אך לא הסתיימו או שאינן מתקדמות בקצב הדרוש כדי להסתיים בהתאם לתכנון. את הפערים הללו יש לתקן על-ידי עדכון המצב האמיתי של המשימות, כך שתוכנית העבודה תשקף את המציאות.

תיקון דיווחים עתידיים הנובעים מדיווח "עבודה בפועל" מעבר לתאריך הנוכחי. דיווח שגוי של עבודה עתידית עלול לשבש את תצוגת העומס על משאבי הפרויקט ולפגוע בדיוק ההָעַרַכוֹת להמשך הפרויקט.

זיהוי אילוצים הנובעים מתלות בגורם חיצוני לפרויקט ומשפיעים על לוחות הזמנים שלו. יש לתעדם בבירור כדי לאפשר תיקוף ובחינה מחודשת שלהם לאורך הפרויקט. לכל אילוץ בתוכנית העבודה, יש לתעד את מועד קביעתו, את הגורם שקבע אותו ואת הסיבה לכך. אילוץ לא מתועד עלול להפוך לאילוץ שאינו הכרחי, וככזה, הוא עלול ליצור עיוות בתוכנית העבודה.

בירור תאריכי יעד שנקבעו למשימות בפרויקט, על-מנת לוודא שכל התאריכים החוזיים והמוסכמים מתועדים בתוכנית העבודה כתאריכי יעד (Deadline).

תיקוף קשרים בין משימות (משימות קדם ומשימות עוקבות) על מנת לוודא שהקשרים אכן מתארים תלות הנובעת מחוקי טבע או מחוקי ארגון. כל קשר אחר, הנוצר מסיבות אחרות, אינו קשר נכון, ויש להסירו.

תיקוף הקצאת משאבים למשימות כאשר תוכנית העבודה משמשת גם לתכנון ולבקרת המשאבים בפרויקט. יש לוודא שאכן בוצעה הקצאת משאבים לכל המשימות. משימות ללא הקצאת משאבים עשויות להיות אבני-דרך או ערסלים. משימות אחרות דורשות הקצאת משאבים ויש להשלים את ההקצאה כדי לקבל תוכנית עבודה מלאה.

הסרת משאבים ממשימות ערסל והעברתם למשימות הרגילות באותו ערסל, כדי להבטיח דיוק בהקצאת המשאבים ובחישוב העבודה ועלותה. ככלל, לא מומלץ להקצות משאבים למשימות ערסל, למרות שמבחינה טכנית הדבר אפשרי. אם בוצעה הקצאת משאבים למשימות ערסל בשלב התכנון הראשוני, יש להעבירם למשימות המפורטות מתחת לאותה פעילות ערסל.

זיהוי משאבים המועמסים מעבר לקיבולת שלהם ופתרון עומס בלתי סביר, עד להשגת תוכנית עבודה בת ביצוע. עומס לא סביר הוא כזה החורג בצורה משמעותית באחוז ההקצאה הזמין מאותו משאב או עומס המתמשך לאורך זמן. בכל מצב של עומס, כאמור, יש לספק פתרון מתאים.

פירוק משימות ארוכות החורגות מרזולוציית התכנון הנדרשת לפרויקט (שבועית, יומית, וכו') למשימות קצרות יותר. משימות שיש להמשיך ולפרק למשימות קטנות יותר, הן משימות בעלות משך ארוך ביחס לרזולוציית התכנון הרצויה לפרויקט, וכן משימות בהן סך-כל העבודה המחושבת לכל משאב המוקצה למשימה, גדול מדי ביחס לאותה רזולוציית תכנון. לדוגמה, משימה בה סך העבודה המוקצית למשאב הינה 80 שעות, כאשר רזולוציית התכנון הרצויה היא של ימי עבודה ספורים בלבד.

תיקוף הנתיב הקריטי על מנת להבטיח שהוא משקף את המצב בפועל.